1、經(jīng)銷商DERP上線指南— 經(jīng)銷商用,EM-DERP項目組,,,指南目錄,經(jīng)銷商基本情況調(diào)查DERP期初數(shù)據(jù)準備DERP期初數(shù)據(jù)準備重要性主數(shù)據(jù)（靜態(tài)數(shù)據(jù)收集表）準備業(yè)務數(shù)據(jù)（動態(tài)數(shù)據(jù)收集表）準備,培訓的準備培訓方式及過程,上線切換工作安排上線驗收標準,,,EM DERP項目基本情況介紹,項目背景：?？松梨诠?以下簡稱 美孚)中國地區(qū)擁有180余家經(jīng)銷商負責中國地區(qū)的美孚潤滑油產(chǎn)品分銷業(yè)務。經(jīng)銷商面對日益激烈的市場競爭，

2、希望借助信息化手段提高其管理能力，提高競爭實力。 本次由中國地區(qū)美孚經(jīng)銷商推選出的經(jīng)銷商ERP項目管理委員會【簡稱DEAC】和美孚項目團隊【簡稱EMPT】共同推動的【經(jīng)銷商ERP系統(tǒng) 簡稱DERP】項目是向市場進行公開招標和選型的一個大規(guī)模項目，最終通過招標流程確定使用最用友最新版的“NC6.3系統(tǒng)”，并采用最先進云服務部署與本地部署結(jié)合的方式構建未來美孚經(jīng)銷商的業(yè)務支持系統(tǒng)，NC系統(tǒng)將為經(jīng)銷商提供采購、庫存、銷售、CRM、HR、財

3、務、移動應用、報表、企業(yè)內(nèi)協(xié)同等功能模塊，全面為經(jīng)銷商提高企業(yè)內(nèi)部管理與銷售管理等核心業(yè)務管理能力。,項目近期情況：DEAC和EMPT及用友項目組共同在2014年2月-6月 完成了項目方案設計與用戶測試驗證工作，并共同確認了項目《系統(tǒng)需求分析報告》《系統(tǒng)目標流程》《系統(tǒng)主數(shù)據(jù)規(guī)則》《系統(tǒng)測試報告》等關鍵文檔。DEAC在系統(tǒng)設計階段的參與有效的保障了系統(tǒng)建設符合后續(xù)經(jīng)銷商試點與推廣實施工作都將在之前確認的項目范圍與各種流程約定基礎上進行。

4、后續(xù)展開經(jīng)銷商試點與大規(guī)模推廣計劃。,,7.系統(tǒng)方案驗證報告,1 DEAC 項目啟動會議,3 DEAC To-Be流程確認會議,4 DEAC主數(shù)據(jù)規(guī)則會議,2 DEAC需求確認會議,5 1st用戶測試會議,6 2nd用戶測試會議,8.試點上線總結(jié),9.大規(guī)模推廣上線,設計階段完成工作任務,經(jīng)銷商推廣任務,10.運維支持,,,指南目錄,經(jīng)銷商基本情況調(diào)查DERP期初數(shù)據(jù)準備DERP期初數(shù)據(jù)準備重要性主數(shù)據(jù)（靜態(tài)數(shù)據(jù)收集表）準備

5、業(yè)務數(shù)據(jù)（動態(tài)數(shù)據(jù)收集表）準備,培訓的準備培訓方式及過程,上線切換工作安排上線驗收標準,上線經(jīng)銷商需準備事項,上線的流程是什么,1.內(nèi)部指定專人整理靜態(tài)數(shù)據(jù)2.按數(shù)據(jù)表格要求提交數(shù)據(jù)3.協(xié)調(diào)內(nèi)部各部門清理歷史數(shù)據(jù)問題4.盤點結(jié)賬 期初數(shù)據(jù)提供,1.選擇合適的人員參與培訓2.參與培訓并作為后續(xù)內(nèi)部培訓師3.確認系統(tǒng)初始化數(shù)據(jù)4.后續(xù)協(xié)調(diào)經(jīng)銷商內(nèi)部期初整理,1.確認內(nèi)部項目經(jīng)理及各模塊負責人 2.提供及確認期初數(shù)據(jù)整理3.

6、確認系統(tǒng)期初導入及切換情況4.支持內(nèi)部系統(tǒng)運行和問題提交,1.支持內(nèi)部系統(tǒng)運行支持與維護2.內(nèi)部問題解決及用戶問題提交3.后續(xù)新人內(nèi)部培訓,1.投入內(nèi)勤及管理人員時間 2W,2.投入業(yè)務及內(nèi)勤參與培訓 1W,3.關鍵用戶及全體人員投入 1W,4.內(nèi)部系統(tǒng)管理員,,,,,,,,提前兩個月經(jīng)銷商通知會議,發(fā)回 基本信息調(diào)查表,經(jīng)銷商盤點結(jié)賬提供期初數(shù)據(jù)動態(tài)數(shù)據(jù)準備表,上線培訓+靜態(tài)數(shù)據(jù)初始化,歸檔+培訓準備,基本信息調(diào)查表下

7、載,靜態(tài)數(shù)據(jù)準備表下載,發(fā)回 靜態(tài)數(shù)據(jù)準備表,1數(shù)據(jù)準備,動態(tài)數(shù)據(jù)準備表下載,動態(tài)數(shù)據(jù)準備檢查期初導入確認,2培訓初始化,3系統(tǒng)上線,系統(tǒng)配置與上線切換檢查 現(xiàn)場/遠程,4運行支持,現(xiàn)場運行支持 上線報告,遠程支持,步驟,,標準上線流程,經(jīng)銷商資源投入,遠程實施應急備案,系統(tǒng)啟用模塊介紹,1.業(yè)務基礎應用型,2.管理提升應用型,3.全面深化應用型,EM DERP 系統(tǒng)啟用模塊 基礎?提升?深化,系統(tǒng)啟用

8、模塊介紹-業(yè)務基礎應用型,可管理進銷存業(yè)務，以及組織架構、人員等業(yè)務可滿足美孚的報表要求；需要投入的資源最??；適合規(guī)模較小的經(jīng)銷商；建議系統(tǒng)使用人員在5~10人左右，銷售業(yè)務在5KB以下的經(jīng)銷商選擇,業(yè)務基礎應用型,,,系統(tǒng)啟用功能模塊與關鍵崗位匹配圖-業(yè)務基礎應用型,采購經(jīng)理,銷售經(jīng)理,倉庫主管,系統(tǒng)管理員,供應鏈,銷售助理,美孚采購專員,非美孚采購專員,銷售錄單員,庫管員,供應鏈主數(shù)據(jù)維護管理員,庫管員,2-10

9、人,3-10人,,兼職或全職財務會計,財務,1-2人,1人,系統(tǒng)用戶 5-30 人,系統(tǒng)啟用模塊介紹-管理提升應用型,可管理進銷存業(yè)務，以及組織架構、人員等業(yè)務系統(tǒng)可以管理應收賬款以及應付賬款系統(tǒng)可以計算存貨存本系統(tǒng)可以進行客戶以及銷售自動化的管理，同時支持移動下單可滿足美孚的報表要求需要投入的資源較大適合中小型規(guī)模的經(jīng)銷商建議系統(tǒng)使用人員在10~30人左右，銷售業(yè)績在5KB~15KB的經(jīng)銷商選擇,管理提升應用

10、型,,,,系統(tǒng)啟用功能模塊與關鍵崗位匹配圖-管理提升型,采購經(jīng)理,銷售經(jīng)理,倉庫主管,專職財務經(jīng)理,出納,往來會計,成本會計,系統(tǒng)管理員,供應鏈,財務,銷售助理,美孚采購專員,非美孚采購專員,銷售錄單員,庫管員,供應鏈主數(shù)據(jù)維護管理員,銷售助理,銷售經(jīng)理（車油）,銷售員,銷售經(jīng)理（工業(yè)油）,銷售員,銷售員,銷售員,銷售助理,。。。,。。。,CRM,庫管員,業(yè)績提成,2-3人,5-20人,10-15人,1-2人,系統(tǒng)用戶20-40人,

11、系統(tǒng)啟用模塊介紹-全面深化應用型,可管理進銷存業(yè)務，以及組織架構、人員等業(yè)務可以進行人員薪酬、考勤、招聘的管理系統(tǒng)可以管理應收賬款以及應付賬款，系統(tǒng)可以計算存貨存本，系統(tǒng)可以進行固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)可以進行財務總賬管理，同時可以出具財務三大報表系統(tǒng)可以進行客戶以及銷售自動化的管理，同時支持移動下單，以及渠道拜訪的管理可滿足美孚的報表要求需要投入的資源最多適合大中型規(guī)模的經(jīng)銷商建議系統(tǒng)使用人員在30~100人，銷售業(yè)績在15K

12、B以上的經(jīng)銷商選擇；并且在業(yè)務和財務完全保持同步的經(jīng)銷商選擇；,全面深化應用型,,,,,系統(tǒng)啟用功能模塊與關鍵崗位匹配圖-深化應用型,采購經(jīng)理,銷售經(jīng)理,倉庫主管,專職財務經(jīng)理,出納,往來會計,成本會計,系統(tǒng)管理員,供應鏈,財務,HR,銷售助理,美孚采購專員,非美孚采購專員,銷售錄單員,庫管員,供應鏈主數(shù)據(jù)維護管理員,銷售助理,客服經(jīng)理,營銷主管,銷售經(jīng)理（車油）,銷售員,客服人員,工程師經(jīng)理,工程師,營銷人員,銷售經(jīng)理

13、（工業(yè)油）,銷售員,銷售員,銷售員,銷售助理,。。。,。。。,CRM,總賬會計,人事主管,招聘管理,人事基礎,考勤管理,薪酬管理,庫管員,績效管理,業(yè)績提成,3-6人,9-10人,10-12人,5-6人,1-3人,系統(tǒng)用戶共計30-100人,系統(tǒng)啟用功能模塊選擇條件,業(yè)務基礎應用型,管理提升應用型,全面深化應用型,組織架構清晰如無獨立的HR部門，則無法啟用HR深化應用；如財務只有出納一人，則無法啟

14、用財務模塊 財務人員需要具有相應的財務資質(zhì)及清楚本企業(yè)的處理流程培訓測試中如有經(jīng)銷商財務人員未通過測試，則無法啟用財務模塊深化應用責任分工明確具體業(yè)務環(huán)節(jié)有明確的責任人清晰的業(yè)務處理流程不同的業(yè)務模型均有明確的處理過程企業(yè)規(guī)模較小如全公司共計有10人左右，則只能啟用業(yè)務基礎型應用,,,,經(jīng)銷商工具箱,用友顧問工具箱,美孚團隊工具箱,1.經(jīng)銷商上線指南,2.經(jīng)銷商基本情況調(diào)查表,3.經(jīng)銷商靜態(tài)數(shù)據(jù)準備包,4.經(jīng)銷商動

15、態(tài)數(shù)據(jù)準備包,5.培訓工具包,6.軟件支持工具包,1.顧問上線手冊,3.經(jīng)銷商系統(tǒng)切換檢查表,4.上線報告及文檔工具包,5.培訓工具包,6.軟件支持工具包,2.經(jīng)銷商系統(tǒng)初始化手冊,1.經(jīng)銷商批次上線計劃,3.經(jīng)銷商系統(tǒng)切換檢查表,2.經(jīng)銷商上線MOC文檔,4.美孚IT專家團隊監(jiān)控,實施體系-方法與工具,EM DERP項目RFP范圍控制與標準實施方法與流程,經(jīng)銷商工具包下載地址： http://tools.newderp.com:8

16、000/,集中部署現(xiàn)場上線流程,1.用友負責提供數(shù)據(jù)收集表格，并負責指導收集2.經(jīng)銷商需按需整理并反饋表格并對數(shù)據(jù)質(zhì)量負責3.用友負責檢查表格格式、不承擔數(shù)據(jù)相關責任4.EMPT負責協(xié)助數(shù)據(jù)的收集和溝通,1.經(jīng)銷商選擇合適的人員參與培訓2.用友負責安排講師和課程安排，并達成培訓目標。3.經(jīng)銷商需確保培訓人員后續(xù)可支持公司內(nèi)部培訓4. .EMPT負責培訓日程地點及事務的協(xié)調(diào),1.數(shù)據(jù)收集的職責,2.培訓,3.上線切換,4.持續(xù)

17、支持,,職責分工,1. 經(jīng)銷商負責內(nèi)部事務及與系統(tǒng)流程沖突的業(yè)務規(guī)劃，經(jīng)銷商管理員負責內(nèi)部管理和用友問題提交，并負責經(jīng)銷商內(nèi)部的培訓2.用友負責經(jīng)銷商提交問題的跟進和解答3.EMPT負責問題中存在爭議部分溝通與美孚主數(shù)據(jù)的維護及項目MOC控制,1.經(jīng)銷商按計劃完成數(shù)據(jù)準備的并確認數(shù)據(jù)的正確性2.用友負責按標準方案在提供期初數(shù)據(jù)前提下確保系統(tǒng)切換技術支持，切換后系統(tǒng)操作運行支持。3.經(jīng)銷商需確認上線后系統(tǒng)數(shù)據(jù)錄入的正確性確認

18、并負責管理內(nèi)部流程與系統(tǒng)的匹配更新。4.用友負責上線后系統(tǒng)問題的支持。,1,2,3,詳細信息參見文檔【附件1：DERP經(jīng)銷商上線準備調(diào)查表】中。,經(jīng)銷商基本情況調(diào)查～硬件、網(wǎng)絡,硬件、網(wǎng)絡能否達到要求？如不能，何時可以改進達到要求？ 人員準備是否達到要求？ 基礎靜態(tài)數(shù)據(jù)和動態(tài)業(yè)務數(shù)據(jù)的準備工作能否按時完成？ 未來DERP系統(tǒng)中需要幾個用戶？角色和權限？5. 那些人來參加培訓？,需要跟蹤【網(wǎng)絡】、【硬件】、 【人員】、 【業(yè)務】

19、、【權限】等基本情況，保證經(jīng)銷商基本條件能夠滿足正常上線。,1,經(jīng)銷商基本情況對能否按時保質(zhì)上線至關重要，內(nèi)容包括：,主數(shù)據(jù)（靜態(tài)數(shù)據(jù)）：非常關鍵，包括客戶數(shù)據(jù)、商品數(shù)據(jù)等。良好的主數(shù)據(jù)將能夠保證后續(xù)期初業(yè)務數(shù)據(jù)的處理與導入2 期初業(yè)務數(shù)據(jù)（動態(tài)數(shù)據(jù)）：保證準確性，準確的期初業(yè)務數(shù)據(jù)將能夠保證上線后的日常業(yè)務穩(wěn)定運行,期初數(shù)據(jù)準備～重要性,經(jīng)銷商期初數(shù)據(jù)準備的數(shù)據(jù)項目繁多，了解期初數(shù)據(jù)之間的關系將能夠協(xié)助經(jīng)銷商準備期初數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)分為

20、：,主數(shù)據(jù)和期初業(yè)務數(shù)據(jù)的結(jié)果需要經(jīng)銷商按網(wǎng)站所下載的標準表格整理，并作為后續(xù)系統(tǒng)上線數(shù)據(jù)導入的基礎。經(jīng)銷商需要確認其中數(shù)據(jù)的真實有效和時效性。,2,針對美孚業(yè)務，項目收集的數(shù)據(jù)時正式的、全面的資料，以保障項目順利上線，由于經(jīng)銷商提交數(shù)據(jù)不全問題導致的項目延遲和額外成本由經(jīng)銷商負擔；針對非美孚業(yè)務，非項目范圍，在合理范圍內(nèi)由用友代為初始化（SKU與美孚占比20%以下）。,靜態(tài)&動態(tài)數(shù)據(jù)采集表下載,根據(jù)選擇的應用類型下載適用的數(shù)

21、據(jù)采集表,靜態(tài)數(shù)據(jù)采集表范圍（下圖是全面深化應用型）,動態(tài)數(shù)據(jù)采集表范圍,填寫數(shù)據(jù)前先學習操作手冊,,期初庫存期初應收期初應付前24個月歷史銷量銷售未執(zhí)行完畢訂單（上線時手工錄入）采購未執(zhí)行完畢訂單（上線時手工錄入）,期初業(yè)務數(shù)據(jù)準備主要包括：,期初數(shù)據(jù)準備～動態(tài)業(yè)務數(shù)據(jù),3,各關鍵數(shù)據(jù)提交時間要求,上線溝通會,基本信息調(diào)查表,溝通會次周完成提交,動態(tài)數(shù)據(jù)提交,培訓,上線切換,靜態(tài)數(shù)據(jù)提交,培訓前一至兩周完成,上線前

22、一致兩周周完成,第1周,第2周,第3周,第4周,第5周,第6周,第7周,第8周,第9周,第10周,,跨度2.5個月左右,1,2,3,如果商品主數(shù)據(jù)處理的不好，則會對后續(xù)的業(yè)務期初數(shù)據(jù)造成嚴重影響。,期初數(shù)據(jù)準備～可能的問題和影響～商品,商品,商品主數(shù)據(jù)可能存在如下問題：,美孚的商品。這部分不需要經(jīng)銷商導入DERP，經(jīng)銷商在下發(fā)的全產(chǎn)品表格中選擇需要使用的商品。美孚產(chǎn)品編碼名稱與經(jīng)銷商自有系統(tǒng)可能不一致，需要提前確認。 非美孚的商

23、品，在商品分類上必須選擇為非美孚商品，避免造成統(tǒng)計錯誤。非美孚商品可以上線后手工錄入。,2,,,最大的影響：不能準確出貨 記錄在各個客戶上期初應收 在統(tǒng)計銷量等信息上錯誤,期初數(shù)據(jù)準備～可能的問題和影響～客戶,客戶,經(jīng)銷商的客戶主數(shù)據(jù)可能存在如下問題：,如果經(jīng)銷商的客戶數(shù)據(jù)沒有及時整理，則將會影響到下列主數(shù)據(jù)：,客戶重復、缺少、客戶名稱、地址錯誤、缺少聯(lián)系人、聯(lián)系電話,2,經(jīng)銷商在DERP系統(tǒng)中的倉庫體系贈品、支持品的維護殘損

24、存貨的處理處理負庫存,經(jīng)銷商庫存業(yè)務需要準備的內(nèi)容包括：,期初數(shù)據(jù)準備～經(jīng)銷商庫存期初的準備,庫存,建議倉庫體系,3,分公司與辦事處的處理,,,獨立分子公司,獨立的靜態(tài)基礎數(shù)據(jù)獨立的庫存體系獨立的期初庫存獨立的期初應付獨立的期初應收,異地倉庫、經(jīng)營點辦事處,共享靜態(tài)基礎數(shù)據(jù)可共享、可獨立倉庫存管理可獨立的期初庫存可按部門處理期初應付,經(jīng)銷商在業(yè)務發(fā)展過程中有進行業(yè)務拓展開設分支機構的情況，系統(tǒng)支持進行獨立設立記賬的分公

25、司和在本公司財務系統(tǒng)核算體系下的分支機構的設立。具體區(qū)別如下：,特點：工作量較少管理簡單在同一財務體系下統(tǒng)一的庫存體系下可獨立管理倉庫,特點：工作量較大管理復雜獨立的財務核算獨立的庫存體系,系統(tǒng)中屬于一家完全獨立的公司,系統(tǒng)中屬于總公司下屬的一個機構,合同確認時，各經(jīng)銷商的分公司與辦事處數(shù)量已經(jīng)確認。實施工作以合同確認數(shù)據(jù)為準。如經(jīng)銷商提出需求增加或變更實施范圍，需要上線前一個月告知，用友會對變更內(nèi)容評估如工作量增

26、加會以進行合同補充協(xié)議方式處理該需求和成本。,,,指南目錄,經(jīng)銷商基本情況調(diào)查DERP期初數(shù)據(jù)準備DERP期初數(shù)據(jù)準備重要性主數(shù)據(jù)（靜態(tài)數(shù)據(jù)收集表）準備業(yè)務數(shù)據(jù)（動態(tài)數(shù)據(jù)收集表）準備,培訓的準備培訓方式及過程,上線切換工作安排上線驗收標準,上線前需要安排經(jīng)銷商用戶的培訓。培訓方式需要根據(jù)不同的經(jīng)銷商要求進行執(zhí)行，具體分為現(xiàn)場培訓、遠程培訓、集中培訓。參與培訓人員的水平、培訓的質(zhì)量也會影響到經(jīng)銷商上線、日常運行。因此，經(jīng)

27、銷商需要：1、確保經(jīng)銷商具有一定系統(tǒng)經(jīng)驗的操作員參與培訓；2、確保經(jīng)銷商業(yè)務經(jīng)理做為關鍵用戶參與培訓；3、培訓期間建議參訓人員脫離日常工作，以免影響培訓質(zhì)量；4、根據(jù)培訓計劃安排好參訓人員的日常工作處理流程；,經(jīng)銷商培訓準備,經(jīng)銷商培訓報名準備,經(jīng)銷商培訓準備,筆記本電腦（建議如下配置：）CPU : 二代酷睿i5或i3 /顯卡 ：集成顯卡/內(nèi)存 ：4G；必須支持RJ45網(wǎng)絡接口以及無線網(wǎng)絡；軟件配置要求：操作系統(tǒng)建議

28、安裝WINDOWS XP/WIN 7，建議瀏覽器版本 IE9及以下版本；提前安裝好JAVA插件，具體插件安裝包見《上線準備工具包》,經(jīng)銷商參訓人員建議根據(jù)以下角色安排：,銷售錄單員、銷售管理人員、倉庫人員、采購人員、財務管理人員、HR人員以及相應業(yè)務的錄單員；,經(jīng)銷商相應的軟硬件準備：,經(jīng)銷商培訓方式,課堂跟隨練習,理論培訓,案例練習現(xiàn)場指導,認證考試,取得系統(tǒng)認證,理論培訓：用友講師根據(jù)經(jīng)銷商的業(yè)務模式，講解未來如何進行系統(tǒng)化處

29、理；跟隨練習：在理論培訓結(jié)束后，安排參訓人員上機操作，用友講師做現(xiàn)場指導；案例練習：參訓人員模擬自己的實際業(yè)務，在系統(tǒng)中進行處理；認證考慮：針對培訓內(nèi)容進行考核，并且針對通過人員頒發(fā)證書,,,指南目錄,經(jīng)銷商基本情況調(diào)查DERP期初數(shù)據(jù)準備DERP期初數(shù)據(jù)準備重要性主數(shù)據(jù)（靜態(tài)數(shù)據(jù)收集表）準備業(yè)務數(shù)據(jù)（動態(tài)數(shù)據(jù)收集表）準備,培訓的準備培訓方式及過程,上線切換工作安排上線驗收標準,全面 正確,動態(tài)數(shù)據(jù)系統(tǒng)確認,上線

30、切換準備,上線切換，系統(tǒng)流程運行,上線后續(xù)支持遺留問題跟進,上線周具體安排,整體上線工作任務如下：,上線報告確認,D-2,D-1,D,D+1,D+2,DERP上線切換工作安排與驗收,全面 正確,靜態(tài)數(shù)據(jù)確認和系統(tǒng)配置：,舊系統(tǒng)到新EM DERP系統(tǒng)的切換，參數(shù)設置、流程配置、模板配置公用數(shù)據(jù)檢查：商品分類、商品信息、計量單位、倉庫、自定義檔案（產(chǎn)品等級、定配方式、包裝分類、客戶行業(yè)分類等）操作用戶檢查：職責、角色組、用戶組、權限