1、<p>　　信息辦公自動化對高校二級學院行政秘書工作的影響</p><p>　　摘要：信息辦公自動化作為一種新興的工作方式給高校二級學院行政管理工作帶來了巨大了影響與變革。本文從辦公自動化在高校二級學院行政管理中的作用和辦公自動化要求行政秘書必備的素質(zhì)與技能兩方面闡述了信息辦公自動化對行政秘書的影響問題。 </p><p>　　關鍵字：信息辦公自動化；行政秘書；影響 </p

2、><p>　　信息辦公自動化，作為一種新型的辦公方式，是現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡功能的一種有效結合，是當前新技術革命中一個非?；钴S和具有很強生命力的技術應用領域。作為人才培養(yǎng)、科學研究、社會服務重要陣地的高校，無論教學、科研還是管理、服務工作都有大量的業(yè)務、政務、事務、信息要處理，這些都需要辦公自動化的輔助。辦公自動化的實施和影響。給行政秘書的工作帶來了新的變革。 </p><p>　　一、辦公

3、自動化在高校行政管理中的作用 </p><p>　　1.“上傳下達”科學化。辦公自動化作為信息處理與管理的數(shù)據(jù)庫。是決策的支持系統(tǒng)和信息工具。通常辦公室的業(yè)務，主要是進行大量文件的處理，起草文件、通知、各種業(yè)務文本，接受外來文件存檔，查詢本部門文件和外來文件，產(chǎn)生文件復件等等。所以，采用計算機文字處理技術生產(chǎn)各種文檔，存儲各種文檔，采用其它先進設備，如復印機、傳真機等復制、傳遞文檔，或者采用計算機網(wǎng)絡技術傳遞文檔

4、，是辦公室自動化的基本特征。實行辦公自動化后。秘書工作的大部分業(yè)務都可以借助先進的辦公設備進行處理，可充分利用積累的文件數(shù)據(jù)，實行文字處理、信息傳遞、存貯與檢索的現(xiàn)代化管理，大大地提高了工作速度和效率。 </p><p>　　2.“左右聯(lián)系”標準化。學院辦公室是學院工作的領導進行決策的場所。領導做出決策，發(fā)布指示，除了文檔上的往來之外，更深層的工作，實際上是信息的收集、存儲、檢索、處理、分析，從而做出決策，并將決

5、策作為信息傳向各基層單位或校級相關部門。通過應用辦公自動化，可以將文檔格式、文檔管理編碼、信息、交換格式、名詞術語等標準化，有利于實現(xiàn)信息交換，擴大資源共享，提高工作效率。有效地保證信息的完整與安全性。 </p><p>　　3.“內(nèi)外溝通”窗口化。辦公自動化在高校行政秘書工作中充當著“窗口”的角色，辦公自動化程度的高低反映出行政秘書效率與質(zhì)量的高低。首先，通過辦公自動化。行政秘書不僅能夠及時了解機關環(huán)境的變化，

6、而且有利于機關領導及其他同事了解自身工作，拓寬對外聯(lián)系面。同時。通過郵件、聊天群等，秘書可以和單位的領導或其他同事進行信息傳遞、信息共享。使信息流動速度加快，避免因信息流動不暢而引起的矛盾，從而有效協(xié)調(diào)內(nèi)部關系。其次，行政秘書通過互聯(lián)網(wǎng)可以不受時間和空間的限制去瀏覽網(wǎng)站，及時了解校內(nèi)校外各類的相關信息或變化情況。 </p><p>　　二、辦公自動化要求行政秘書必備的素質(zhì)與技能 </p><p

7、>　　在新的辦公方式下，需使用新的辦公手段。行政秘書要適應這種快節(jié)奏和高準確度的工作，必須具備相應的素質(zhì)與技能。這樣才能把部分行政工作進行有序化的管理，為領導進行決策提供科學有效的服務。 </p><p>　　1.過硬的業(yè)務素質(zhì)。實現(xiàn)辦公自動化，進行高效的辦公管理，就要求辦公人員必須具備相應的素質(zhì)與技能。在高校教育改革日趨成熟的形式下，它對行政秘書的業(yè)務素質(zhì)提出了嚴格要求。文件的收發(fā)、傳閱、執(zhí)行完全靠計算機

8、來完成，如沒有過硬的信息辦公自動化素質(zhì)，就會在辦公室工作中出現(xiàn)種種失誤，使工作得不到及時有效地解決和處理。所以，要推進辦公自動化。首先要求辦公室工作人員打破傳統(tǒng)的思維模式，接受新的信息技術，加快自身信息化素養(yǎng)的提高，盡快跟上時代步伐，提高對辦公自動化的認識，走出認為辦公自動化不如手工、紙筆、容易出錯、安全性不高的誤區(qū)。 </p><p>　　2.科學的管理觀念。辦公自動化，在某種程度上來說也可以看作是一種以信息處

9、理為主要特征的辦公活動。它的基礎是計算機技術和通信技術，而物化人類思維中科學管理的內(nèi)容是實現(xiàn)辦公自動化的關鍵，它體現(xiàn)管理智慧。并能真正意義上去實現(xiàn)辦公自動化。在具體的實施中要用科學的管理理念規(guī)范行政秘書的工作流程，建立一個符合現(xiàn)代化管理的組織體系，制定具體的管理辦法和規(guī)章制度，尤其是在安全性、保密性方面應做出嚴格規(guī)定。注重辦公工作的科學管理與現(xiàn)代化信息技術設備的結合。從領導分工、辦公室工作人員職責和工作績效等一一加強管理，做到職、權、責

10、有機結合，提高辦公自動化的應用效率，最大限度地發(fā)揮其作用。 </p><p>　　3.熟練的操作技能。隨著計算機技術的發(fā)展，辦公自動化從最初的漢字輸入、字處理、排版編輯、查詢檢索等單機應用逐漸發(fā)展成為現(xiàn)代化的網(wǎng)絡辦公系統(tǒng)。我們要確立發(fā)展意識、服務意識，并且必須定期組織培訓提高工作技能，熟練掌握如速記、打印、校對、使用照相機、打印復印機、傳真、音頻設備、投影設備等基本技能。同時具備一定的計算機硬件和軟件知識，能進行

11、編輯、表格處理、圖像和圖形處理，并能編寫基本程序。能熟練使用電子郵政系統(tǒng)，進行信息的傳遞和交換。能適應信息社會對秘書工作高速度、高效率、高準確性的要求，為建立和實施辦公信息管理的自動化提供保障。 </p><p><b>　　三、結論 </b></p><p>　　信息辦公自動化給高校二級學院行政管理工作帶來了巨大了影響與變革。計算機和網(wǎng)絡技術不僅給行政秘書的工作創(chuàng)造

12、了前所未有的環(huán)境條件，而且?guī)砹思夹g手段的更新和思維方式、價值觀念、生活方式的變化。而這一切的改變都要建立在良好的個人信息素養(yǎng)基礎上。作為行政秘書，應正確認識信息辦公自動化在高校行政秘書中的地位，在信息辦公自動化的環(huán)境中解放思想，端正工作態(tài)度，與時俱進，不斷創(chuàng)新，逐步培養(yǎng)與之相適應的能力。提高工作效率，從而更好的為學院服務。 </p><p><b>　　參考文獻： </b></p&g