1、湖北省國稅系統(tǒng)初任公務(wù)員培訓(xùn),ODPS系統(tǒng)的主要功能,根據(jù)公文處理的主要內(nèi)容及現(xiàn)行公文處理的工作流程，ODPS將公文處理并為如下幾個(gè)部分：,,收文處理發(fā)文處理立卷歸檔文件查詢與統(tǒng)計(jì)輔助功能通告欄,ODPS結(jié)構(gòu)示意圖,,,,,,,,,服務(wù)器,工作站,Windows NT ServerSQL ServerODPS后臺環(huán)境軟件遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)傳輸服務(wù),Windows 3.x/9.x/2000Microsoft WordODPS軟件

2、：公文處理、通告欄、系統(tǒng)維護(hù),,發(fā)文處理基本流程,擬稿,,選擇發(fā)文類型，填寫文頭紙,輸入文件正文,,掃描儀輸入,手工錄入,磁盤拷入,,,,,電子公文,審核,審批,會簽,,辦結(jié),簽發(fā),發(fā)文登記、編號,排版、校對,,收文處理基本流程,外來文,,收文登記,輸入文件正文,,掃描儀輸入,手工錄入,磁盤拷入,,,,,電子公文,擬辦,批辦,注辦,,辦結(jié),,,公文處理系統(tǒng)應(yīng)用與操作講義,第一講：運(yùn)行公文處理系統(tǒng),第二講： 收 文 處 理,第三講

3、： 發(fā) 文 處 理,第四講：遠(yuǎn)程收發(fā)文,第五講：公文立卷歸檔,第六講：查詢與統(tǒng)計(jì),第七講： 輔 助 功 能,,第一講：運(yùn)行公文處理系統(tǒng),,第一講：運(yùn)行公文處理系統(tǒng),啟動公文處理系統(tǒng),進(jìn)入公文處理系統(tǒng),退出公文處理系統(tǒng),公文處理系統(tǒng)屏幕組成,系統(tǒng)中的常用對象及其操作,系統(tǒng)中的常用功能及其操作,公文處理系統(tǒng),運(yùn)行公文系統(tǒng),1.1 啟動公文處理系統(tǒng),方法1：雙擊桌面[公文處理]圖標(biāo),公文處理系統(tǒng),運(yùn)行公文系統(tǒng),1.1 啟動公文處理系

4、統(tǒng),方法2：[開始] ? [程序]? [辦公自動化] ?點(diǎn)擊[公文處理],公文處理系統(tǒng),運(yùn)行公文系統(tǒng),1.2 進(jìn)入公文處理系統(tǒng),用戶輸入正確的注冊名和口令后，點(diǎn)擊[確認(rèn)]或按[回車]即可進(jìn)入公文處理系統(tǒng)，進(jìn)行相關(guān)操作,公文處理系統(tǒng),運(yùn)行公文系統(tǒng),1.2 進(jìn)入公文處理系統(tǒng),用戶注冊名： 由系統(tǒng)管理員在人員編碼表中設(shè)置和維護(hù)，用戶不能自行更改。,用戶口令： 由系統(tǒng)管理員在系統(tǒng)中賦初值，用戶進(jìn)入公文處理系統(tǒng)后

5、可更改。,公文處理系統(tǒng),運(yùn)行公文系統(tǒng),1.2進(jìn)入公文處理系統(tǒng),按[取消]按鈕將放棄本次的登錄操作。,運(yùn)行公文系統(tǒng),公文處理系統(tǒng),1.3 退出公文處理系統(tǒng),1 選擇[收文]菜單中的[退出]命令2 在[詢問]對話框中點(diǎn)擊[是(Y)],,公文處理系統(tǒng),運(yùn)行公文系統(tǒng),1.3 退出公文處理系統(tǒng),1 單擊[公文處理系統(tǒng)]主窗口關(guān)閉按鈕。2 在[詢問]對話框中點(diǎn)擊[是(Y)],公文處理系統(tǒng),運(yùn)行公文系統(tǒng),1.4 公文處理

6、系統(tǒng)主控屏幕組成,登錄用戶,工具欄,工作區(qū),狀態(tài)欄,命令菜單,用戶留言,公文處理系統(tǒng),運(yùn)行公文系統(tǒng),屏幕組成要素,菜單是系統(tǒng)的控制中心，為您所要進(jìn)行的公文處理工作提供方便的命令選擇方式。工具欄是命令的另一種表現(xiàn)形式，即按鈕命令方式。狀態(tài)欄是用于顯示當(dāng)前操作對象的工作狀態(tài)和統(tǒng)計(jì)信息，狀態(tài)欄左側(cè)的小旗等豎起與倒下標(biāo)識信箱中是否有新傳來的文件和消息。工作區(qū)是主要的工作環(huán)境，與公文辦理有關(guān)的所有工作都在工作區(qū)內(nèi)完成。,公文處理系統(tǒng),運(yùn)行公

7、文系統(tǒng),屏幕組成要素,在公文處理系統(tǒng)中，不同的角色和不同權(quán)限的人員所面對的主控屏幕也略有不同。如：菜單中的命令是根據(jù)用戶的職責(zé)和權(quán)限設(shè)置的，與用戶無關(guān)的命令不在菜單中出現(xiàn)。,公文處理系統(tǒng),運(yùn)行公文系統(tǒng),1.5 系統(tǒng)中的常用對象及其操作,系統(tǒng)中最常用的對象主要包括七類：,信 箱,文 件 夾,發(fā)文登記薄,收文登記薄,內(nèi)部文件登記薄,催查辦登記薄,辦文情況登記薄,,公文處理系統(tǒng),運(yùn)行公文系統(tǒng),1.5 系統(tǒng)中的常用對象及其操作,系統(tǒng)對

8、上述操作對象中所含文件的操作方式基本相同：,注意：當(dāng)某類操作對象沒有打開時(shí)，菜單中與該對象有關(guān)的操作將不能執(zhí)行；而若打開的某類操作對象中沒有選擇記錄或記錄沒有被選中，則命令無效。,(1) 選中一個(gè)文件：鼠標(biāo)單擊待處理文件所在的記錄行。(2) 指定有關(guān)操作：用鼠標(biāo)單擊屏幕上的命令按鈕或選擇菜單中的有關(guān)命令。,公文處理系統(tǒng),運(yùn)行公文系統(tǒng),⑴信箱的定義及操作,,信箱是文件流轉(zhuǎn)的樞鈕，可用于接收文件和消息，也可以作為文件傳遞過

9、程中轉(zhuǎn)發(fā)站。信箱中的信息是在接到文件時(shí)由系統(tǒng)自動生成的，一條信息對應(yīng)一個(gè)文件或一條消息，用戶不能自己增加和修改文件列表信息。,公文處理系統(tǒng),運(yùn)行公文系統(tǒng),⑴信箱的定義及操作,,信箱中記錄的文件信息包括已閱標(biāo)志、寄件人、標(biāo)題、接收時(shí)間、文件類別、消息類型、限辦時(shí)間等。,公文處理系統(tǒng),運(yùn)行公文系統(tǒng),①個(gè)人信箱與部門信箱,每個(gè)系統(tǒng)用戶均擁有自己的個(gè)人信箱，具有文件登記管理權(quán)的用戶還擁有部門信箱。個(gè)人信箱與部門信箱的切換只要點(diǎn)擊“信箱”圖標(biāo)即可

10、。個(gè)人信箱：主要用于存放個(gè)人的文件；部門信箱：主要用于存放部門的文件信息。,,☆信箱中的內(nèi)容不受地點(diǎn)與計(jì)算機(jī)的限制，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境內(nèi)，只要您用自己的用戶名和口令進(jìn)行注冊，那么，無論您在任何地方和任何計(jì)算機(jī)，都可以查看您的文件信箱。,公文處理系統(tǒng),運(yùn)行公文系統(tǒng),②個(gè)人信箱與部門信箱,信箱種類,文件列表信息，帶箭頭表示當(dāng)前選中的文件。,用于顯示關(guān)于選中記錄的有關(guān)說明,用于分類顯示信箱中的文件類型，如：內(nèi)部文件、外收文、發(fā)文、催辦單、其他等；

11、選擇“所有”表示顯示所有文件。,公文處理系統(tǒng),運(yùn)行公文系統(tǒng),③查看信箱中的文件列表信息,(1)通過點(diǎn)擊“信箱”圖標(biāo)選擇信箱的種類； (2)通過選擇類別確定信箱顯示的文件類別；,系統(tǒng)通過不同的顏色來區(qū)分文件的辦理情況。,公文處理系統(tǒng),運(yùn)行公文系統(tǒng),③查看信箱中的文件列表信息,系統(tǒng)允許用戶通過參數(shù)設(shè)定程序SETINI.EXE對特定文件的顏色進(jìn)行設(shè)定。,,公文處理系統(tǒng),運(yùn)行公文系統(tǒng),④刪除信箱中的文件信息列表,信箱中的文件記錄會隨著文件的登

12、記和文件的傳遞而自動消失。當(dāng)確信信箱中的文件無保存必要時(shí)，可選中該條信息，按DEL鍵刪除。這種刪除方式只是刪除當(dāng)前信箱中關(guān)于文件的列表信息，而其他人員信箱中關(guān)于該文件的信息不受影響。,公文處理系統(tǒng),運(yùn)行公文系統(tǒng),⑤打印信箱中的文件清單的方法,打開信箱，并選中要打印的文件類別，選中[收文]菜單中的[打印]命令，即可打印信箱中的文件信息列表,公文處理系統(tǒng),運(yùn)行公文系統(tǒng),⑥調(diào)整信箱數(shù)據(jù)顯示列寬,1 用鼠標(biāo)拖拽兩行記錄的分隔欄可加寬記錄行。,

13、,,公文處理系統(tǒng),運(yùn)行公文系統(tǒng),⑥調(diào)整信箱數(shù)據(jù)顯示列寬,2 調(diào)整數(shù)據(jù)顯示列寬后,3保存數(shù)據(jù)顯示列寬：CTRL+ALT+S,公文處理系統(tǒng),運(yùn)行公文系統(tǒng),⑦配置信箱提示聲音,為了及時(shí)提醒用戶查看新郵件，系統(tǒng)提供聲音提示功能。,公文處理系統(tǒng),運(yùn)行公文系統(tǒng),⑦配置信箱提示聲音,選擇[收文]菜單中的[配置聲音]命令，系統(tǒng)打開由“檢測”和“設(shè)置”兩個(gè)選項(xiàng)卡組成的[配置聲音]屏幕；設(shè)置完成后，按“確認(rèn)”鈕退出。,基本操作步驟,公文處理系統(tǒng),運(yùn)行公

14、文系統(tǒng),⑵個(gè)人文件夾定義及操作,在公文處理系統(tǒng)中，個(gè)人文件夾的作用僅限于存放由個(gè)人起草的公文的原稿。文件起草完畢，一旦提交，該文件就開始進(jìn)入發(fā)文處理程序。,個(gè)人文件夾中的文件與信箱中文件的區(qū)別,信箱中文件不受地點(diǎn)與計(jì)算機(jī)的限制，而文件夾中的文件存放在本地計(jì)算機(jī)中。因此，在文件正式提交前，您在哪臺計(jì)算機(jī)上起草文件就必須在該計(jì)算機(jī)上通過文件夾查看或修改文件的內(nèi)容，在其他計(jì)算機(jī)上將無法看到您自己起草的文件。,公文處理系統(tǒng),運(yùn)行公文系統(tǒng),①打開

15、個(gè)人文件夾的方法,(1)用鼠標(biāo)點(diǎn)擊工具欄中的圖標(biāo)；(2)通過菜單選擇[對象]菜單中的[個(gè)人文件夾]命令；(3)通過菜單選擇[發(fā)文]菜單中的[擬稿]命令。,注意：要刪除文件夾中的文件，除了刪除文件夾中關(guān)于該文件的列表記錄外，文件的正文和附件部分也將一同刪除，但不會刪除已正式提交的關(guān)于該文件的備份文件。,公文處理系統(tǒng),運(yùn)行公文系統(tǒng),⑶收發(fā)文登記薄的使用,修改、刪除的操作：選中要修改或刪除的記錄，輸入修改的內(nèi)容或按“DEL”鍵。,修改登記

16、薄中信息項(xiàng)的內(nèi)容后，只有當(dāng)光標(biāo)移開當(dāng)前修改的區(qū)域才能使修改的內(nèi)容有效。,公文處理系統(tǒng),運(yùn)行公文系統(tǒng),打開外收文登記簿的方法,方法一：單擊工具欄內(nèi)[外收文登記簿]圖標(biāo)；,,運(yùn)行公文系統(tǒng),公文處理系統(tǒng),打開發(fā)文登記簿的方法,方法二： 單擊[對象]菜單中[發(fā)文登記簿]；,運(yùn)行公文系統(tǒng),公文處理系統(tǒng),打開發(fā)文登記簿的方法,方法三： 在部門信箱中選中一條發(fā)文信息，按[登記]鈕，系統(tǒng)在打開發(fā)文屏幕的同時(shí)也打開發(fā)文登記簿；,運(yùn)行公文系統(tǒng),公文處理系統(tǒng)

17、,打開內(nèi)部文件登記簿的方法,方法一：單擊工具欄內(nèi)[內(nèi)部文件登記簿]圖標(biāo)；,,運(yùn)行公文系統(tǒng),公文處理系統(tǒng),打開內(nèi)部文件登記簿的方法,方法二： 單擊[對象]菜單中[內(nèi)部文件登記簿]；,運(yùn)行公文系統(tǒng),公文處理系統(tǒng),打開內(nèi)部文件登記簿的方法,方法三： 在部門信箱中選中一條內(nèi)部文件信息，按[登記]鈕，系統(tǒng)在打開內(nèi)部文件登記屏幕的同時(shí)也打開內(nèi)部文件登記簿；,運(yùn)行公文系統(tǒng),公文處理系統(tǒng),打開內(nèi)部文件登記簿的方法,方法四： 在部門信箱中選中一條內(nèi)部文件

18、信息，單擊[收文]菜單中[收文登記]，系統(tǒng)在打開內(nèi)部文件登記屏幕的同時(shí)也打開內(nèi)部文件登記簿；,運(yùn)行公文系統(tǒng),公文處理系統(tǒng),⑤ 關(guān)閉登記簿,單擊[登記簿]窗口關(guān)閉按鈕,,運(yùn)行公文系統(tǒng),公文處理系統(tǒng),催查辦登記簿,催查辦登記簿全面地反映了文件催查辦的情況，可為跟蹤催查辦文件提供依據(jù)。公文處理系統(tǒng)對收文和內(nèi)部文件提供了催查辦功能。具有文件登記管理權(quán)的部門擁有一個(gè)催查辦登記簿。催查辦的消息只針對部門而不針對某個(gè)人。,運(yùn)行公文系統(tǒng),公文處理系

19、統(tǒng),① 打開催查辦登記簿的方法,方法一：單擊工具欄內(nèi)[催查辦登記簿]圖標(biāo)；,,公文處理系統(tǒng),① 打開催查辦登記簿的方法,方法二：單擊[對象]菜單中[催查辦登記簿]；,運(yùn)行公文系統(tǒng),公文處理系統(tǒng),催查辦登記簿屏幕,催查辦登記簿中的信息是在發(fā)催查辦消息時(shí)由系統(tǒng)自動登入的，用戶不能直接在登記簿中修改。,運(yùn)行公文系統(tǒng),公文處理系統(tǒng),② 關(guān)閉催查辦登記簿的方法,單擊[登記簿]窗口關(guān)閉按鈕,,運(yùn)行公文系統(tǒng),公文處理系統(tǒng),辦文情況登記簿,為便于

20、文秘人員了解從本部門發(fā)出的文件的辦理情況和為文件催查辦提供依據(jù)，系統(tǒng)提供了辦文情況登記簿。,運(yùn)行公文系統(tǒng),公文處理系統(tǒng),辦文情況登記簿,單擊工具欄內(nèi)[辦文情況登記簿]或單擊[對象]菜單中的[辦文情況登記簿]可打開辦文情況登記屏幕。,運(yùn)行公文系統(tǒng),公文處理系統(tǒng),辦文情況登記簿,辦文情況登記簿中的文件辦理狀況與發(fā)文登記簿中的“辦結(jié)”不是一個(gè)概念。這里的辦理狀態(tài)取決于辦文情況登記簿中[選項(xiàng)]的設(shè)置。,運(yùn)行公文系統(tǒng),公文處理系統(tǒng),收文登記薄,運(yùn)

21、行公文系統(tǒng),公文處理系統(tǒng),發(fā)文登記薄,公文處理系統(tǒng),運(yùn)行公文系統(tǒng),內(nèi)部文件登記簿,公文處理系統(tǒng),運(yùn)行公文系統(tǒng),①分類顯示登記薄中的文件信息,外收文登記薄文件辦理狀態(tài)的分類顯示,待辦：顯示已經(jīng)登記，但沒有送出辦理的文件；已辦：顯示已經(jīng)送出，但尚沒有辦結(jié)的文件；辦結(jié)：顯示辦結(jié)的文件；所有：顯示所有已經(jīng)登記過的文件記錄。,文件辦理狀態(tài)分類顯示主要用于文秘人員對文件辦理情況的了解和控管，加強(qiáng)催辦和督查管理工作。,,公文處理系統(tǒng),運(yùn)行公文系

22、統(tǒng),②分類顯示登記薄中的文件信息,外收文登記薄按“登記日期”的分類顯示,,在選定文件辦理狀態(tài)類別的前提下，通過在登記日期限定欄中輸入一個(gè)登記日期的范圍，來確定登記薄顯示的文件范圍。登記薄默認(rèn)的日期限定范圍是當(dāng)年度。,登記日期范圍的設(shè)定從起始日期開始到終止日期的前一日為止，不含截止日期。例如：要限定1997年全年范圍的登記日期，則輸入的日期范圍是：1997/01/01--1998/01/01。,公文處理系統(tǒng),運(yùn)行公文系統(tǒng),②分類顯示登記薄

23、中的文件信息,借助系統(tǒng)提供的[排序]、[過濾]功能對各登記薄中的文件進(jìn)行排序或設(shè)定登記薄顯示的文件范圍。,排序：是為了便于用戶查看及記錄比較。過濾：是為了便于用戶查看某些特定的記錄信息。,排序和過濾功能的運(yùn)用對產(chǎn)生和打印符合需要的收發(fā)文薄的作用很重要??！,公文處理系統(tǒng),運(yùn)行公文系統(tǒng),③打印行政收文薄操作步驟,(1)打開外收文登記薄；(2)選擇登記日期限制；(2)選擇[對象]中的[過濾]命令；(3)設(shè)置過濾條件；(4)設(shè)置排序條

24、件；(5)選擇[收文]中的[打印]命令。,公文處理系統(tǒng),運(yùn)行公文系統(tǒng),③打印行政收文薄操作步驟,[清空]鈕的作用：用于清除全部已設(shè)定的排序條件和過濾條件。以便于重新設(shè)定。,過濾條件中的第一項(xiàng)邏輯符可不填寫！設(shè)定條件后必須將光標(biāo)移入下一行。,公文處理系統(tǒng),運(yùn)行公文系統(tǒng),③打印行政收文薄操作步驟,公文處理系統(tǒng),運(yùn)行公文系統(tǒng),⑷ 催查辦登記薄,催查辦登記?。簽榱肆私馕募拇卟檗k情況和對催查辦文件進(jìn)行跟蹤，文秘人員在發(fā)送催查辦消息時(shí)需要

25、填寫催辦單，并在催查辦登記薄中登記。催查辦登記薄全面地反映了文件催查辦的情況，可為跟蹤催查辦文件提供依據(jù)。系統(tǒng)提供了對收文和內(nèi)部文件的催查辦功能。催查辦消息的發(fā)送只適用于部門而不針對個(gè)人。,公文處理系統(tǒng),運(yùn)行公文系統(tǒng),⑷催查辦登記薄,催查辦登記薄提供兩類四種顯示信息的方式：(1)接收催查辦類，分為“發(fā)出”和“接受”；(2)發(fā)出催查辦類，分為“未回復(fù)”和“已回復(fù)”。,對催查辦單登記薄中的文件信息，系統(tǒng)提供兩種操作方式： 查看催查辦單詳

26、細(xì)內(nèi)容，查閱文件內(nèi)容。,公文處理系統(tǒng),運(yùn)行公文系統(tǒng),⑸辦文情況登記薄,為便于文秘人員了解從本部門發(fā)出的文件的辦理情況和為文件催查辦提供依據(jù)，系統(tǒng)提供了辦文情況登記薄。,,,,這里的文件辦理狀況與收發(fā)文登記薄中的“辦結(jié)”不是一個(gè)概念。辦文情況登記薄中辦文狀態(tài)取決于“選項(xiàng)”中的條件設(shè)定。,公文處理系統(tǒng),運(yùn)行公文系統(tǒng),1.6 系統(tǒng)中的常用功能及其操作,1 文件傳遞,2 文件跟蹤,3 文件收回,公文處理系統(tǒng),運(yùn)行公文系統(tǒng),⑴文件傳遞,文件傳遞是

27、公文處理系統(tǒng)的重要環(huán)節(jié)，是系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的根本保證。收文與發(fā)文及公文辦理過程中的任何一個(gè)文件或消息的獲得與發(fā)出均是通過[文件傳遞]功能實(shí)現(xiàn)的。文件的傳遞受到傳遞規(guī)則和系統(tǒng)維護(hù)的限制。具體的傳遞規(guī)則在系統(tǒng)維護(hù)中已作詳細(xì)介紹，不再重復(fù)。,公文處理系統(tǒng),運(yùn)行公文系統(tǒng),⑴文件傳遞,文件發(fā)送中的四個(gè)注意事項(xiàng)：(1)發(fā)送與全部發(fā)送的區(qū)別；(2)發(fā)給重名人員的信件；(3)發(fā)送給設(shè)定了回執(zhí)留言的收件人；(4)文件錯(cuò)誤發(fā)送的處理,公文處理系統(tǒng),運(yùn)行

28、公文系統(tǒng),⑵文件跟蹤,文件跟蹤功能記錄每一個(gè)文件的所有傳遞過程，包括文件傳遞的時(shí)間、發(fā)件人、收件人等，全面地反映了文件的具體運(yùn)轉(zhuǎn)情況。有利于加強(qiáng)對文件的催查辦、明確責(zé)任，防止文件積壓和傳遞丟失。,公文處理系統(tǒng),運(yùn)行公文系統(tǒng),⑵文件跟蹤,“級數(shù)”用于記載文件傳遞的順序，相同的級數(shù)表示同一次傳遞的多個(gè)接收對象。,有了文件跟蹤功能，就能清楚地了解每一份文件的運(yùn)轉(zhuǎn)過程和情況,公文處理系統(tǒng),運(yùn)行公文系統(tǒng),⑵文件跟蹤,跟蹤文件的標(biāo)題,表示接受人于此

29、時(shí)進(jìn)入《公文處理系統(tǒng)》，并接受看到此文件。,公文處理系統(tǒng),運(yùn)行公文系統(tǒng),⑵文件跟蹤,“級數(shù)”用于記載文件傳遞的順序，相同的級數(shù)表示同一次傳遞的多個(gè)接收對象。,表示接受人到目前為止，尚沒有進(jìn)入《公文處理系統(tǒng)》，還沒有接受并看到此文件,公文處理系統(tǒng),運(yùn)行公文系統(tǒng),⑶文件收回,文件收回功能主要用于收回已發(fā)送的文件。滿足收回條件的文件是：收件人尚未收到的文件，即收件人的信箱沒有打開，或收件人雖已打開信箱但信箱中的內(nèi)容尚未刷新。,,在菜單中選擇[

30、文件收回]命令，顯示所有符合收回條件的文件,,,,,公文處理系統(tǒng),運(yùn)行公文系統(tǒng),⑶文件收回,回收完成,公文處理系統(tǒng),運(yùn)行公文系統(tǒng),第二講：收文處理,,第二講：收文處理,收文處理,收文登記,分 送,擬 辦,批 辦,注 辦,催 查 辦,公文處理系統(tǒng),2.1 收文登記,收文處理是公文處理系統(tǒng)中最主要的組成部分之一。包括收文登記、分送、擬辦、批辦、注辦、催查辦等。,在外收文登記薄中登錄收文的有關(guān)信息，包括文件的收文日期、

31、來文單位、來文字號、標(biāo)題、密級、緩急、份數(shù)、頁數(shù)承辦單位、限辦日期、返回日期、簽收人、發(fā)文日期、總收文字號、類目號、保管期限和主題詞等。,收文登記分為紙質(zhì)文件和電子文件登記。,公文處理系統(tǒng),收文處理,⑴ 紙質(zhì)文件登記,紙質(zhì)文件登記的操作步驟,(1) 打開收文登記薄，按登記按鈕，系統(tǒng)自動打開登記界面。(2) 選擇[收文]菜單中的[收文登記]命令，系統(tǒng)自動打開登記界面。(3) 根據(jù)要求逐項(xiàng)填寫各個(gè)項(xiàng)目。,公文處理系統(tǒng),收文處理,⑴

32、 紙質(zhì)文件登記,對紙質(zhì)文件進(jìn)行登記的同時(shí)，系統(tǒng)將自動填寫收文處理簽的內(nèi)容，用戶在必要時(shí)還需要輸入文件的正文及附件的內(nèi)容。,公文處理系統(tǒng),收文處理,⑴ 紙質(zhì)文件登記,系統(tǒng)允許在不退出登記屏幕的情況下，連續(xù)登記多個(gè)文件。,公文處理系統(tǒng),收文處理,①清空新記錄的含義及使用方法,如果在登記時(shí)選中“清空新記錄”，則系統(tǒng)每登記完一個(gè)文件，在按[確定]鈕后，就會自動清空本次登記的內(nèi)容，并接收下一次登記；如不選中“清空新記錄”，系統(tǒng)在登記完一個(gè)文件，按

33、[確定]鈕之后，就會保存本次登記的內(nèi)容，以減少下次登記的輸入工作量。這個(gè)功能在連續(xù)登記多個(gè)相似文件時(shí)，可以提高工作效率。,公文處理系統(tǒng),收文處理,②立即掃描,如果選中“立即掃描”，則每登記完一個(gè)文件，系統(tǒng)將自動打開收文屏幕，以便于執(zhí)行掃描文件的操作。如果不選中“立即掃描”，那么登記完的文件就在“外收文登記薄”中處于待辦狀態(tài)。,公文處理系統(tǒng),收文處理,③立即分送,如果選中“立即分送”，則每登記完一個(gè)文件，系統(tǒng)將自動打開文件傳遞屏幕，以便于

34、執(zhí)行文件分送操作。如選中“立即掃描”標(biāo)志，則先執(zhí)行掃描操作，再執(zhí)行分送操作。,公文處理系統(tǒng),收文處理,⑵ 電子文件的登記,選中傳遞到信箱中的文件，按[登記]按鈕，系統(tǒng)會自動判定該文件是否登記過，如果是第一次登記，系統(tǒng)將打開登記屏幕，由用戶根據(jù)登記屏幕中已有信息進(jìn)行修改或補(bǔ)充登記；如果文件已登記過，則系統(tǒng)將提示文件已經(jīng)登記的信息，并詢問是否進(jìn)行補(bǔ)充登記。,,,系統(tǒng)支持對多個(gè)文件的連續(xù)登記?。?公文處理系統(tǒng),收文處理,⑶收文登記中的有關(guān)操作

35、,“密級”、“緩急”、“來文字”、“保管期限”的輸入，可以通過點(diǎn)擊 ，下拉列表進(jìn)行選擇?！皝砦淖帧钡倪x擇信息來源于您以前的輸入，由系統(tǒng)自學(xué)習(xí)功能獲得。,“來文單位”、“承辦單位”的輸入，既可以直接輸入，也可以通過鼠標(biāo)點(diǎn)擊 按鈕，打開系統(tǒng)提供的單位進(jìn)行選擇。,公文處理系統(tǒng),收文處理,⑶收文登記中的有關(guān)操作,主題詞的選擇方式：首先用鼠標(biāo)單擊選擇主題詞的大類，系統(tǒng)將自動刷新相應(yīng)的類別詞；其次用鼠標(biāo)單擊選擇主題詞

36、的類別詞，系統(tǒng)將自動刷新與所選類別詞相對應(yīng)的類屬詞。如果采用“自動標(biāo)引”，系統(tǒng)將自動根據(jù)文件標(biāo)題，生成主題詞，用戶可修改后確定。,跨年度的來文登記：對上年度的文件登記，應(yīng)將收文日期定為上年度的最后一日。其余登記方法不變。,“主題詞”的輸入既可以由用戶直接輸入，也可以系統(tǒng)提供的“自動標(biāo)引”輸入。,公文處理系統(tǒng),收文處理,⑷ 填寫收文處理簽,收文處理簽即文件處理單，用于記載文件的特征、擬辦意見及辦文經(jīng)過等。每個(gè)文件對應(yīng)一個(gè)收文處理簽，其中關(guān)

37、于文件的信息是由系統(tǒng)根據(jù)收文登記的有關(guān)信息自動填入的。只有具備權(quán)限的人才能通過“填寫收文處理簽”修改或補(bǔ)充填寫其中的內(nèi)容。收文處理簽在文件辦理過程中始終隨文件一起傳遞。,公文處理系統(tǒng),收文處理,⑷ 填寫收文處理簽,公文處理系統(tǒng),收文處理,⑸ 文件正文及附件的輸入與查看,對收到的紙質(zhì)文件進(jìn)入《公文處理系統(tǒng)》有三種方式： (1)手工輸入； (2)磁盤拷貝； (3)掃描。,其中手工輸入支持手寫版、語音輸入等。,公

38、文處理系統(tǒng),收文處理,①手工輸入方式,(1)在正文文件列表中選中文件；(2)按[錄入]鈕系統(tǒng)打開Word進(jìn)行文字輸入工作；,,,公文處理系統(tǒng),收文處理,①手工輸入方式,(3)在系統(tǒng)提供的一組按鈕中選擇[存盤返回]；,,公文處理系統(tǒng),收文處理,①手工輸入方式,(4)在“正文、附件屏幕”下按[確認(rèn)]鍵。,,公文處理系統(tǒng),收文處理,②磁盤輸入方式,(1)在正文文件列表中選中文件，如果是第一次輸入，正文文件列表可能為空，您只要在正文列表的空白

39、區(qū)域單擊即可；如果拷入附件內(nèi)容需要在附件文件列表中依次輸入順序號和附件名稱。(2)按[拷入]鈕系統(tǒng)打開接受文件屏幕；(3)選擇拷入文件的路徑和文件名；(4)按[確定]鍵，拷入文件完成。,此拷入功能不是追加在原文件之后，如原正文仍然有用，則不能用此功能，而改為進(jìn)入Word文檔用插入文件功能。,,,,公文處理系統(tǒng),收文處理,③掃描方式,(1)在正文文件列表中選中文件，如果是第一次掃描，正文文件列表可能為空，您只要在正文列表的空白區(qū)域單

40、擊即可；如果掃描附件內(nèi)容需要在附件文件列表中依次輸入順序號和附件名稱。(2)按[掃描]鈕系統(tǒng)打開掃描操作屏幕；(3)進(jìn)入掃描操作屏幕。,公文處理系統(tǒng),收文處理,⑹ 文件正文及附件的查看,查看文件內(nèi)容包括查看文件的收文處理簽、正文的附件和領(lǐng)導(dǎo)批示的內(nèi)容。,查看文件內(nèi)容時(shí)，文件只限于查看，不能進(jìn)行修改、編輯、批注等操作。,公文處理系統(tǒng),收文處理,①收文處理簽屏幕,公文處理系統(tǒng),收文處理,②正文及附件屏幕,公文處理系統(tǒng),收文處理,③領(lǐng)導(dǎo)批

41、示屏幕,公文處理系統(tǒng),收文處理,2.2 文件分送,文件的分送即文件的分辦。分辦工作就是根據(jù)來文的不同情況和要求，確定文件的運(yùn)轉(zhuǎn)方向，是送批還是送辦，是分發(fā)還是傳閱，以及送給誰簽批、辦理和傳閱等。這是公文處理工作的重要內(nèi)容。,分送文件應(yīng)先在信箱中選擇文件或打開外收文登記薄，使用[分送]命令或按鈕。具體操作在前面文件傳遞已作介紹。,公文處理系統(tǒng),收文處理,2.3 文件擬辦,公文的擬辦，是指機(jī)關(guān)文件主管部門領(lǐng)導(dǎo)收到應(yīng)當(dāng)由本機(jī)關(guān)、本部門辦理的

42、公文后，有針對性地提出初步處理方案或意見、建議，提供機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門負(fù)責(zé)人參考或抉擇的過程。,公文處理系統(tǒng),收文處理,擬辦的操作過程,(1)打開信箱，從中選擇要辦理的文件；(2)通過選擇[收文]菜單中的[擬辦]命令，系統(tǒng)打開收文屏幕；(3)依次查看“文件處理簽”屏幕中關(guān)于文件的有關(guān)說明及“正文、附件”屏幕中的內(nèi)容；(4)將光標(biāo)定位于擬辦意見欄，輸入擬辦意見，按[確認(rèn)]鈕，系統(tǒng)將保存擬辦意見，返回信箱，完成擬辦工作。,,,公文處

43、理系統(tǒng),收文處理,2.4 文件批辦,公文批辦是機(jī)關(guān)或部門領(lǐng)導(dǎo)對公文的辦理所做的文字指示或提示性意見。批辦能夠使各級領(lǐng)導(dǎo)能及時(shí)有效地履行其職責(zé)，向公文辦理單位和人員交代意圖和辦理要求，綜合協(xié)調(diào)工作進(jìn)度，對提高機(jī)關(guān)工作效率和質(zhì)量具有積極的作用。,公文處理系統(tǒng),收文處理,⑴ 批辦的操作步驟,(1)打開信箱，選擇批辦的文件；(2)選擇[收文]菜單中的[批辦]命令，系統(tǒng)打開收文屏幕；(3)依次查看文件的各項(xiàng)信息；(4)用鼠標(biāo)單擊收文屏幕上端

44、的“領(lǐng)導(dǎo)批示”標(biāo)簽打開批示屏幕；,,公文處理系統(tǒng),收文處理,⑴批辦的操作步驟(續(xù)),(5)在批示人列表下方的空白區(qū)域內(nèi)單擊以插入一條新的批示，然后在批示內(nèi)容區(qū)域內(nèi)輸入批示意見和建議；(6)在“簽名”處用“簽字密碼”簽字，按[回車]鍵，再按[確認(rèn)]鈕，系統(tǒng)返回信箱，完成批示操作。,,公文處理系統(tǒng),收文處理,⑵連續(xù)批示的注意事項(xiàng),如果本次意見沒有簽批完成，可暫時(shí)不用“簽字密碼”簽字，按[確認(rèn)]鈕退回信箱；系統(tǒng)將保存本次簽批的內(nèi)容，并允許下

45、次進(jìn)行“批辦”處理時(shí)連續(xù)簽批。只有當(dāng)簽批人正式簽名后，其姓名才會在簽批人列表中出現(xiàn)，這時(shí)簽批人的任何簽批意見都將作為一條新意見存在。,領(lǐng)導(dǎo)的簽批意見確定后是不可更改的！,公文處理系統(tǒng),收文處理,2.5 文件注辦,公文的注辦，即按照領(lǐng)導(dǎo)[批示]的內(nèi)容對來文進(jìn)行具體辦理后，注明文件辦理的經(jīng)過和結(jié)果等事項(xiàng)。注辦和擬辦、批辦的具體操作方法一樣，只是位置不同。,注辦人簽字列表,公文處理系統(tǒng),收文處理,2.5 文件注辦,注辦意見位置,點(diǎn)擊此處，彈出

46、“簽字密碼”對話框,公文處理系統(tǒng),收文處理,2.6 文件催查辦,文件催查辦是根據(jù)文件的承辦時(shí)限和有關(guān)要求對公文辦理過程所實(shí)施的催促和檢查，督促辦文。目的是使文件的辦理過程得到有效控制，保證文件在規(guī)定要求的時(shí)限內(nèi)辦理完畢。,公文處理系統(tǒng),收文處理,⑴ 催查辦的具體操作步驟,①打開“外收文登記薄”選擇要催辦的文件；②通過“文件跟蹤”功能了解文件的具體的傳遞過程，確定催辦的具體部門；③選擇[收文]菜單中的[催查辦]命令，系統(tǒng)將打開選擇“催

47、查辦單位”屏幕；打開 “被催查辦單位列表”，選擇催查辦單位；按[確定]鈕，系統(tǒng)打開催查辦通知單屏幕；,催查辦只限于部門與部門之間，收到催查辦單的單位內(nèi)勤要加強(qiáng)內(nèi)部的督辦工作。,公文處理系統(tǒng),收文處理,⑴ 催查辦的具體操作步驟(續(xù)),④在批辦情況欄中輸入催辦意見；,公文處理系統(tǒng),收文處理,⑴ 催查辦的具體操作步驟(續(xù)),⑤按[催查辦]鈕，系統(tǒng)發(fā)出催查辦消息，同時(shí)在“催查辦登記薄”中登記，完成催辦工作。,系統(tǒng)在發(fā)出催查辦單的同時(shí)，自動在“催

48、查辦登記簿”中登記。,公文處理系統(tǒng),收文處理,⑵接受催查辦的程序,(1)在信箱中選擇“催查辦”消息；(2)按[登記]鈕，系統(tǒng)將“催查辦”消息登記在“催查辦登記薄”中；(3)打開“催查辦登記薄”，選擇“收到催辦單”類，在催查辦列表中選擇新收到的催查辦消息，按[催查辦]鈕，系統(tǒng)打開催查辦通知單屏幕；(4)查看催辦批示意見，并填寫回復(fù)意見；(5)按[回復(fù)]鈕，完成對本次催辦的回復(fù)。,由接受單位在此填寫回復(fù)催辦的意見，,,公文處理系統(tǒng),

49、收文處理,第三講：發(fā)文處理,,第三講：發(fā)文處理,擬 稿,改 稿,審 批,審 核,會簽簽發(fā),提 交,登 記,外部會簽,發(fā)文編號,排 版,校 對,印 制,發(fā)文處理,公文處理系統(tǒng),3.1 擬稿,擬稿是發(fā)文處理的首要環(huán)節(jié)，對創(chuàng)造優(yōu)質(zhì)的公文起著十分直接和重要的作用。,公文處理系統(tǒng),發(fā)文處理,⑴擬稿的具體步驟,(1)打開文件夾；(2)按[新建]鈕，系統(tǒng)打開公文種

50、類選擇表；(3)選擇適當(dāng)?shù)墓姆N類；,,公文處理系統(tǒng),發(fā)文處理,⑴擬稿的具體步驟,(4)填寫文頭紙；(5)編輯正文和附件；(6)建立有關(guān)文件；(7)按[確定]鈕，退出發(fā)文屏幕；(8)提交文件，完成擬稿工作。,公文處理系統(tǒng),發(fā)文處理,①填寫文頭紙,文頭紙是發(fā)文文件的一部分，在文件正式發(fā)出之前，它隨文件一同運(yùn)轉(zhuǎn)。文頭紙中記錄了發(fā)文的主要特征，集中反映了發(fā)文文件的辦文情況。不同種類、不同性質(zhì)的文件所對應(yīng)的文頭紙也不盡相同。,文頭紙?zhí)?/p>

51、寫完成后，隨即應(yīng)進(jìn)入正文編輯，以便將文頭紙中填寫的文件標(biāo)題自動帶入正文；否則下次編輯正文時(shí)需要重新輸入標(biāo)題。,公文處理系統(tǒng),發(fā)文處理,②正文編輯操作步驟,A選擇正文附件編輯屏幕,B選擇編輯版本,C選擇[編輯]命令,存盤操作請用此工具條,公文處理系統(tǒng),發(fā)文處理,3.2 改稿,就是對文件進(jìn)行修改。文件正式提交前，可通過[修改]命令在個(gè)人文件夾中修改，提交后，只能在信箱中使用該命令對文件進(jìn)行修改。系統(tǒng)將保留對文件的修改痕跡。與審核、審批、會簽

52、、簽發(fā)功能不同的是[修改]命令不能對文頭紙中的內(nèi)容進(jìn)行修改。,,公文處理系統(tǒng),發(fā)文處理,3.3文件提交,就是將文件的全部內(nèi)容，包括文頭紙、正文、附件文件等復(fù)制到系統(tǒng)指定的位置以供其他人員修改、審核，此時(shí)該文件已作為公文處理系統(tǒng)中的共享文件存在。在文件夾中起草的文件一旦定稿，應(yīng)向外提交。提交后的文件，擬稿人將不能在文件夾中修改文件的內(nèi)容。,,公文處理系統(tǒng),發(fā)文處理,3.4 審批、審核、會簽、簽發(fā),審批、審核、會簽、簽發(fā)的操作步驟基本相同。

53、其工作的內(nèi)容都是對擬稿人起草的公文的內(nèi)容等進(jìn)行檢查、修正等，主要包括：擬稿人選擇的發(fā)文種類及填寫的文頭紙的內(nèi)容是否準(zhǔn)確，文稿是否規(guī)范正確。審批人、審核人、會簽人、簽發(fā)人均可對發(fā)文的不妥之處予以更改，系統(tǒng)均將保存各自的修改版本，在[領(lǐng)導(dǎo)批示]屏幕中填寫審批意見。不同之處在于簽名位置不同。,要明確您的簽批意見和具體的意見！,公文處理系統(tǒng),發(fā)文處理,⑴基本操作步驟,①從信箱中選擇要進(jìn)行審批、審核、會簽、簽發(fā)的文件； ②分別選擇[發(fā)文]菜單中

54、的[審批]、[審核]、[會簽]、[簽發(fā)]命令；③核查文頭紙、正文附件的內(nèi)容，并進(jìn)行修改；④填寫審批意見并用簽字密碼簽名；,公文處理系統(tǒng),發(fā)文處理,⑴基本操作步驟,④填寫審批意見并用簽字密碼簽名；⑤ 在“文頭紙”相應(yīng)的位置再次用密碼簽名；⑥按[確認(rèn)]鈕，將文件分送下一環(huán)節(jié)。,在文頭紙上簽字，以便于存檔；同時(shí)可以對文頭紙上的內(nèi)容作出修改。,公文處理系統(tǒng),發(fā)文處理,⑵ 簽批意見打印屏幕,公文處理系統(tǒng),發(fā)文處理,正文的不同版本,正文的

55、不同版本擬稿人起草的文件一旦提交，系統(tǒng)就將其作為正文的第一版本保存并顯示在正文清單。在此基礎(chǔ)上 ，以后任何具有正文修改權(quán)限的用戶對正文文件所作的修改，均生成新版本，并在正文文件列表中顯示。,文件在簽發(fā)以后，文頭紙上各文件要素欄目均被鎖定，不能再作修改。,公文處理系統(tǒng),發(fā)文處理,3.5 送外部會簽,由于系統(tǒng)尚未提供與外單位的聯(lián)機(jī)辦文的功能，對需送系統(tǒng)外部會簽的文件仍采用紙質(zhì)傳遞的方式。,A、選擇[發(fā)文]菜單中的[送外部會簽]命令,公文

56、處理系統(tǒng),發(fā)文處理,3.5 送外部會簽,B、系統(tǒng)在發(fā)文登記簿中的文件“備注”欄填加“送外部會簽”。,,公文處理系統(tǒng),發(fā)文處理,3.5 送外部會簽,C、當(dāng)外部會簽文件返回時(shí)，選擇[登記外部會簽結(jié)果]命令，登記確認(rèn)后，系統(tǒng)解除“送外部會簽”狀態(tài)。文件再次進(jìn)入系統(tǒng)運(yùn)行。,公文處理系統(tǒng),發(fā)文處理,3.6 發(fā)文登記,發(fā)文登記是為了加強(qiáng)機(jī)關(guān)制發(fā)文件的管理，明確文件的去向、明確有關(guān)責(zé)任，以備查詢。擬稿單位在本部門領(lǐng)導(dǎo)完成初審工作后，應(yīng)在文件傳給

57、其他部門審批、審核、會簽、簽發(fā)前，在本部門的發(fā)文登記簿中對文件進(jìn)行登記。其他部門對非本部門的發(fā)文，可根據(jù)情況進(jìn)行登記。,公文處理系統(tǒng),發(fā)文處理,發(fā)文登記的操作步驟,A、在部門信箱中選中要登記的文件，單擊[登記]命令，系統(tǒng)打開“發(fā)文登記屏幕”；B、修改“發(fā)文登記屏幕”中的有關(guān)信息，按[確認(rèn)]鈕。,發(fā)文登記屏幕,公文處理系統(tǒng),發(fā)文處理,3.7 發(fā)文編號,發(fā)文號是發(fā)文字號的組成部分之一，對已簽發(fā)的公文進(jìn)行編號是規(guī)范發(fā)文管理的必不可少的的步驟

58、，同時(shí)也是《公文處理系統(tǒng)》對發(fā)文進(jìn)行歸檔的重要依據(jù)。發(fā)文編號工作一般由辦公室機(jī)要人員負(fù)責(zé)。,系統(tǒng)允許機(jī)要人員根據(jù)需要對發(fā)文字號進(jìn)行人工干預(yù)！,公文處理系統(tǒng),發(fā)文處理,發(fā)文編號的操作,A、打開發(fā)文登記簿B、選擇需要編號文件C、選擇[發(fā)文編號]命令D、系統(tǒng)進(jìn)行自動編號E、[確認(rèn)]退出,公文處理系統(tǒng),發(fā)文處理,3.8 發(fā)文排版,發(fā)文排版的主要任務(wù)是對機(jī)關(guān)制發(fā)的公文按照規(guī)范的格式進(jìn)行編排。發(fā)文排版工作由辦公室文印室人員負(fù)責(zé)。,排版的基本

59、步驟（1）選擇需要排版的文件，使用[發(fā)文]菜單中的排版命令；（2）選擇領(lǐng)導(dǎo)的簽發(fā)版本，按[編輯]進(jìn)入；（3）系統(tǒng)根據(jù)模板的設(shè)置，將擬稿紙中的有關(guān)文件要素自動帶入到文件中；（4）根據(jù)本單位文件的排版要求，進(jìn)行格式的完善；（5）按系統(tǒng)提供的“存盤退出”退出；（6）在文件擬稿紙的“排版”處，用密碼簽名，[確認(rèn)]退出。,公文處理系統(tǒng),發(fā)文處理,3.8 發(fā)文排版,排版前發(fā)文屏幕,排版后發(fā)文屏幕,排版的工作主要是依靠系統(tǒng)設(shè)定的模板自動完

60、成的，個(gè)別文件要素需要人工填加。如：簽發(fā)人、密級、印數(shù)等。,公文處理系統(tǒng),發(fā)文處理,3.9 發(fā)文校對,發(fā)文校對的主要任務(wù)是對發(fā)文的內(nèi)容以及發(fā)文的格式做最后的檢查，確保發(fā)文正確無誤。發(fā)文校對工作一般由文件擬稿人負(fù)責(zé)。,發(fā)現(xiàn)排版后的版本中仍有錯(cuò)誤，應(yīng)該在修改之后，發(fā)給文印人員重新排版，直到?jīng)]有差錯(cuò)，才能用密碼在校對欄中簽字。這是因?yàn)樾Π姹臼前l(fā)文的最后版本，也是文件印刷和封發(fā)的版本。不能有任何差錯(cuò)??！,最后一個(gè)任務(wù)是打印文頭紙。,公文處理系

61、統(tǒng),發(fā)文處理,3.10 文件印制,,文件印制主要是根據(jù)發(fā)文的校對版本，印刷文件的正本。,印制文件正本的關(guān)鍵是控制好[套印]！,如果您在印刷時(shí)，使用事先印制的文件紅頭紙，請選擇[套印]命令，系統(tǒng)將同時(shí)啟動套印模板和文尾模板。排版好的文件將不顯示文件紅頭。如果您使用彩色打印機(jī)或彩色復(fù)印機(jī)制作文件正本，就不用選擇[套印]命令，系統(tǒng)啟用文頭模板和文尾模板。排版好的文件將顯示文件紅頭，您直接打印文件就能夠得到文件正本。,公文處理系統(tǒng),發(fā)文處理

62、,第四講 遠(yuǎn)程收發(fā)文,,4.1 遠(yuǎn)程發(fā)文,遠(yuǎn)程發(fā)文：就是將本系統(tǒng)正式簽發(fā)的文件以遠(yuǎn)程傳遞的方式發(fā)往其他單位或本單位。,遠(yuǎn)程發(fā)文的操作步驟：（1）打開“發(fā)文登記簿”，選擇需要封發(fā)的文件；（2）選擇[發(fā)文]菜單中的[封發(fā)]命令；（3）選擇接受單位和發(fā)送方式，按[封發(fā)]命令，系統(tǒng)自動將文件送到接受單位的信箱。,公文處理系統(tǒng),遠(yuǎn)程發(fā)文,4.1 遠(yuǎn)程發(fā)文,按下拉菜單選擇收件單位，如您需要的傳遞單位沒有，請與系統(tǒng)管理員聯(lián)系。,,,寄件單位

63、由系統(tǒng)自動填寫。,,,公文處理系統(tǒng),遠(yuǎn)程發(fā)文,4.1 遠(yuǎn)程發(fā)文,對比較重要的或緊急的文件，請選擇“立即發(fā)送方式”，但可能會延長文件處理時(shí)間。,對不太緊急的文件，可以選擇“定時(shí)發(fā)送方式”。,建議：為了保證公文處理的秩序和安全，請適當(dāng)設(shè)置具有[封發(fā)]權(quán)限的人員！私人信件最好通過其他途徑傳遞?。?公文處理系統(tǒng),遠(yuǎn)程發(fā)文,4.2 遠(yuǎn)程發(fā)文的內(nèi)部運(yùn)用,遠(yuǎn)程發(fā)文的內(nèi)部運(yùn)用：是指運(yùn)用封發(fā)功能，將本機(jī)關(guān)制發(fā)文件的消息類型由“發(fā)文”轉(zhuǎn)換成“遠(yuǎn)程收文

64、”類型。以便于文件在本局機(jī)關(guān)內(nèi)部傳閱辦理。,封發(fā)前，機(jī)關(guān)制發(fā)的文件的消息類型是“發(fā)文”，使用的是發(fā)文格式的服務(wù)程序，有制發(fā)過程中的各個(gè)版本，使用[收文]菜單中的命令無效。無法在機(jī)關(guān)內(nèi)部傳閱辦理。,公文處理系統(tǒng),遠(yuǎn)程發(fā)文,4.2 遠(yuǎn)程發(fā)文的內(nèi)部運(yùn)用,封發(fā)后，文件的消息類型轉(zhuǎn)換為“遠(yuǎn)程收文”，屬于收文性質(zhì)，使用收文服務(wù)程序，可以使用[收文]菜單中的命令。滿足本局制發(fā)文件在機(jī)關(guān)內(nèi)部的傳閱辦理。,公文處理系統(tǒng),遠(yuǎn)程發(fā)文,第五講 公文立卷歸檔

65、,,第五講 公文立卷歸檔,立卷的任務(wù),立卷的準(zhǔn)備,手 工 立 卷,自 動 組 卷,案 卷 調(diào) 整,專 題 目 錄,案 卷 利 用,檔 案 銷 毀,公文處理系統(tǒng),立卷歸檔,5.1公文立卷歸檔的主要任務(wù),在《公文處理系統(tǒng)》中，檔案立卷歸檔的功能主要有：案卷目錄、專題目錄、自動組卷、案卷文件利用登記和案卷文件銷毀記錄等。,組卷：是檔案管理最基礎(chǔ)的工作，即按照一定的分類原則對文件進(jìn)行分類整理后，將同類文件以案卷的形式組織起來，并賦予一個(gè)體現(xiàn)卷

66、內(nèi)文件特性的案卷標(biāo)題。,在公文處理系統(tǒng)中，提供了兩種組卷方式，一種是手工組卷方式，另一種是計(jì)算機(jī)自動組卷方式。,公文處理系統(tǒng),立卷歸檔,5.2 公文立卷歸檔前的準(zhǔn)備工作,制訂“案卷分類方案”,南京市國家稅務(wù)局案卷分類方案序號 條款名稱 保管期限 類目號,,,,,2,本局歷史沿革、大事記、年鑒…..,永久 A2,,1,本局黨組、行政辦公會議的記錄、紀(jì)要及討論通過的文

67、件…..,永久 A1,,辦公室（A）,類目名稱：全宗內(nèi)分類方案的第一級類目名稱。,案卷題名：即案卷標(biāo)題，包括主要制發(fā)機(jī)關(guān)、內(nèi)容文種。,,公文處理系統(tǒng),立卷歸檔,5.2 公文立卷歸檔前的準(zhǔn)備工作,收文登記簿屏幕,發(fā)文登記簿屏幕,,,需要提醒的是：歸檔的收文和發(fā)文是有前提條件的，即：文件狀態(tài)都必須處于“辦結(jié)”狀態(tài)。,打開收、發(fā)文登記簿，選擇文件；分別按登記簿上的[辦結(jié)],公文處理系統(tǒng),立卷歸檔,自動組卷前的準(zhǔn)備工作,為了保

68、證《公文處理系統(tǒng)》自動組卷功能的實(shí)現(xiàn)，必須在自動組卷前，對每一種收文和發(fā)文予以登記。在登記屏幕中明確其“保管期限”、“類目號”，并使其處于“辦結(jié)”狀態(tài)。,保管期限和類目號是自動組卷的基本依據(jù)，缺省這兩個(gè)條件的文件將不會被系統(tǒng)收集。,公文處理系統(tǒng),立卷歸檔,5.3 自動組卷操作步驟,自動組卷屏幕（1）,自動組卷屏幕（2）,1、選擇[自動組卷]命令2、系統(tǒng)打開自動組卷程序屏幕3、選擇[開始]命令執(zhí)行自動組卷程序,公文處理系統(tǒng),立卷歸檔,