1、<p>　　英語(yǔ)商務(wù)信函寫(xiě)作的構(gòu)思工具及范例分析</p><p>　　[摘要] 隨著我國(guó)國(guó)際貿(mào)易的發(fā)展，各種涉外合同、協(xié)議、通知等英語(yǔ)商務(wù)信函日益增多。無(wú)論對(duì)個(gè)人還是企業(yè)來(lái)說(shuō)，一封優(yōu)秀得體的商務(wù)信函會(huì)給您的同事、供應(yīng)商和客戶(hù)留下良好的第一印象，有助于商務(wù)活動(dòng)的成功進(jìn)行。本文提出一個(gè)英語(yǔ)商務(wù)信函構(gòu)思工具來(lái)輔助寫(xiě)信者對(duì)信函進(jìn)行構(gòu)思，把握住信函的內(nèi)容和著重之處。并結(jié)合范例進(jìn)行分析。</p>&l

2、t;p>　　[關(guān)鍵詞] 商務(wù)信函 構(gòu)思 訂貨 確認(rèn)訂購(gòu)</p><p><b>　　一、引言</b></p><p>　　英語(yǔ)作為國(guó)際通用的商務(wù)語(yǔ)言，對(duì)其溝通交流技巧的掌握程度逐漸成為體現(xiàn)企業(yè)文化和素質(zhì)的前沿準(zhǔn)繩。無(wú)論對(duì)個(gè)人還是企業(yè)來(lái)說(shuō)，一封優(yōu)秀得體的商務(wù)信函會(huì)給您的同事、供應(yīng)商和客戶(hù)留下良好的第一印象。隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程的不斷發(fā)展，世界范圍內(nèi)的經(jīng)濟(jì)合作與交

3、流也在不斷增多。人們不可能跟自己的貿(mào)易伙伴一一親自會(huì)面協(xié)商。而且我們常常需要將自己的貿(mào)易伙伴做出的各種承諾變成有籍可查的文字記錄。這時(shí)商務(wù)信函就成了取代親自拜會(huì)的一種便宜有效的溝通媒介。 我們給貿(mào)易伙伴的每一封信都代表著自己所在公司的形象，顯示著公司的水平和實(shí)力?！耙环夂玫纳虅?wù)信函有助于促進(jìn)和發(fā)展同客戶(hù)的關(guān)系，在促進(jìn)達(dá)成新的業(yè)務(wù)方面起著積極的作用?！保ㄕ浴兜つ釥?#183;肯尼迪方法：推銷(xiāo)信創(chuàng)造的奇跡》）</p><

4、;p>　　二、英語(yǔ)商務(wù)信函構(gòu)思工具</p><p>　　在書(shū)寫(xiě)信函之前，列出一份清單或者劃出一個(gè)提綱將有助于筆者完成一份有效成功的商務(wù)英語(yǔ)信函。先設(shè)想一下你的讀者對(duì)你寫(xiě)的內(nèi)容有何反應(yīng)，這將影響到如何組織你的行文。在此，筆者提出以下一個(gè)英語(yǔ)商務(wù)信函構(gòu)思工具來(lái)構(gòu)思寫(xiě)信者的文章。該構(gòu)思工具包括以下7點(diǎn)：</p><p>　　1.What do you know about the read

5、er? (his or her background) 你對(duì)讀者了解多少？（她或他的背景）</p><p>　　2.How many times have you already discussed this topic with the reader? 這個(gè)話(huà)題你已經(jīng)和讀者討論過(guò)多少次了？</p><p>　　A.Never從未 B.Once一次 C.More than once多次&l

6、t;/p><p>　　3.What does the reader want to know? 讀者希望了解什么？</p><p>　　4.What do you want the reader to know? 你希望讀者了解什么？</p><p>　　5.What will the reader’s reaction be to the points? 讀者對(duì)這些問(wèn)

7、題會(huì)作出什么反應(yīng)？</p><p>　　A.Good News好消息B.Mildly interested略感興趣</p><p>　　C.Indifferent 無(wú)動(dòng)于衷 D.Bad News壞消息</p><p>　　6.Based on thereader’s reaction, what type of letter will you send? 根據(jù)讀者的

8、反應(yīng)，你會(huì)寄出什么樣的信函？</p><p>　　A.Information信息 B.Bad News壞消息 C.Persuasion勸說(shuō)</p><p>　　7.What do you want the reader to do after he or she is finished reading?你希望讀者讀完信后做些什么？</p><p>　　根據(jù)以上7個(gè)方

9、面，仔細(xì)考慮寫(xiě)信的目的和寫(xiě)這份信件應(yīng)該符合的注意事項(xiàng)和要求。然后，列出逐個(gè)考慮后應(yīng)對(duì)的方案和措施內(nèi)容。接著，針對(duì)所列出的要求尋找到答案或者對(duì)象，確認(rèn)自己是否有足夠的條件和能力來(lái)達(dá)成。努力做到信函的精確度，清晰度，避免使用模棱兩可，可能導(dǎo)致歧義的詞句，禁忌使用陳詞濫調(diào)。這個(gè)構(gòu)思工具可以視為一份引導(dǎo)性的提綱，輔助其書(shū)寫(xiě)商務(wù)信函，把握住信函的內(nèi)容和著重之處。</p><p><b>　　三、范例分析</

10、b></p><p>　　下面筆者以英語(yǔ)商務(wù)信函中最常見(jiàn)的訂貨信及其相應(yīng)的回復(fù)為例，來(lái)進(jìn)行范例分析。</p><p>　　范例1：訂貨信An Order Letter</p><p>　　假設(shè)A公司看過(guò)B公司的樣品后，很滿(mǎn)意，打算訂購(gòu)一批B公司生產(chǎn)的商品。這封訂購(gòu)信的構(gòu)思如下：</p><p>　　1.先表述感激之意后再訂購(gòu)。</

11、p><p>　　2.看了對(duì)方樣品之后認(rèn)為皮鞋的質(zhì)量和工藝都符合要求，因此樂(lè)于訂購(gòu)。</p><p>　　3.確認(rèn)訂購(gòu)之后對(duì)數(shù)量、規(guī)格、價(jià)錢(qián)等都要有詳細(xì)說(shuō)明。</p><p>　　4.向供貨商索取促銷(xiāo)資料(sales promotional literature)，這也是訂貨方通常的做法，尤其在貨品不被當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)所熟悉時(shí)。</p><p>　　5.要

12、求對(duì)方接受他們通常的付款方式(usual terms of payment)，即見(jiàn)票后30天付款。并告知對(duì)方若首批訂購(gòu)令人滿(mǎn)意，可望繼續(xù)訂貨。</p><p>　　根據(jù)構(gòu)思，寫(xiě)出如下的訂貨信：</p><p>　　Dear Sirs,</p><p>　　Thank you for your speedy quotation for women’s leather

13、shoes，and also for the samples of October 5．</p><p>　　Having looked over your samples，we found both the quality of the leather used and workmanship are up to our requirement and we would like you to send us

14、the following quantities at once：</p><p>　　400 pairs of women’s leather shoes in black color</p><p>　　Size：No.28 each pair at US$1 0 CIF Jakarta</p><p>　　300 pairs of women’s leathe

15、r shoes in red color</p><p>　　Size：No.30 each pair at US$12 CIF Jakarta</p><p>　　As your makes are comparatively unknown here，we hope you will send us some sales promotional literatures，which wi

16、ll certainly assist our sales．</p><p>　　Our order is subject to your acceptance of Our usual terms of payment days after sight．If this first order proves satisfactory, we shall be happy to place further orde

17、rs with you．</p><p>　　Yours faithfully,</p><p>　　(Signature)</p><p>　　Jack Smith</p><p>　　范例2:訂貨確認(rèn)函 An Acknowledgement Letter</p><p>　　作為賣(mài)方，能收到對(duì)方的訂貨信，心情是十分

18、喜悅。如果賣(mài)方同意訂貨信中的具體規(guī)格并認(rèn)為能夠履行其中的各項(xiàng)條款，則可向買(mǎi)方發(fā)出一封書(shū)面的訂貨確認(rèn)函(a letter of confirmation)。這封訂貨確認(rèn)函的構(gòu)思如下：</p><p>　　1.這是上封訂貨信的復(fù)信，通知對(duì)方收到訂貨信并表示謝意。在此用簡(jiǎn)單的一句話(huà)具體敘述了對(duì)方訂購(gòu)的時(shí)間及內(nèi)容。</p><p>　　2.如果對(duì)方能如期開(kāi)出信用證，同意發(fā)貨，并保證對(duì)貨物進(jìn)行妥善包

19、裝。</p><p>　　3.說(shuō)明已收到許多訂單，免去買(mǎi)方對(duì)貨品銷(xiāo)售的擔(dān)心，并答應(yīng)寄出有關(guān)促銷(xiāo)資料。</p><p>　　4.同意對(duì)方所要求的付款條件，表明及時(shí)處理訂單。</p><p>　　根據(jù)構(gòu)思，寫(xiě)出如下的訂貨信：</p><p>　　Dear Sirs,</p><p>　　Thank you very muc

20、h for you order dated October 8 for our women’s leather shoes．</p><p>　　We are shipping the captioned shoes to you well before November, provided your L/C in our favour reaches us in time．The shoes have been

21、 carefully packaged in strong carton boxes to prevent damage in transit．</p><p>　　You will be pleased to hear that orders already received from your country have been more encouraging，and we are sending you

22、under separate cover by airmail some sales promotional literatures．</p><p>　　The terms of payment you suggested are acceptable，and you may rely on us to give all your orders prompt attention．</p><

23、p>　　Yours faithfully,</p><p>　　(Signature)</p><p><b>　　Mark Cook</b></p><p><b>　　四、結(jié)束語(yǔ)</b></p><p>　　商務(wù)英語(yǔ)是一種包含各種商務(wù)活動(dòng)內(nèi)容、適合商業(yè)需要的標(biāo)準(zhǔn)英文。隨著我國(guó)國(guó)際貿(mào)易的發(fā)展

24、，商務(wù)英語(yǔ)在國(guó)際交流中起著越來(lái)越重要的作用，各種涉外合同協(xié)議、公函、通知英語(yǔ)商務(wù)信函等日益增多。所以，對(duì)涉外企業(yè)相關(guān)人員來(lái)說(shuō)，熟悉商務(wù)英語(yǔ)相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，掌握英語(yǔ)商務(wù)信函寫(xiě)作構(gòu)思工具，將有助于提高自己的寫(xiě)作能力，以促成商務(wù)活動(dòng)的順利進(jìn)行。</p><p><b>　　參考文獻(xiàn)：</b></p><p>　　[1]丹尼爾·肯尼迪著馬曉慧譯:丹尼爾·肯尼

25、迪方法(推銷(xiāo)信創(chuàng)造的奇跡)[M].北京:國(guó)際文化出版公司，2003，1</p><p>　　[2]甘長(zhǎng)銀:商務(wù)英語(yǔ)信函中語(yǔ)氣因素對(duì)詞語(yǔ)選用的影響[J]，西安外國(guó)語(yǔ)學(xué)院學(xué)報(bào)，2005，4</p><p>　　[3]郝麗寧馬晶:淺談商務(wù)英語(yǔ)信函寫(xiě)作的基本原則及技巧[J].商場(chǎng)現(xiàn)代化，007，19</p><p>　　[4]常玉田:國(guó)際商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作[M].北京:中國(guó)對(duì)外經(jīng)