辦公設備管理制度_第1頁
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文檔簡介

1、辦公設備管理制度第一章總則第一條本制度制定的目的是加強對公司內(nèi)部辦公設備的管理,有效控制行政經(jīng)費的支出,以確保辦公設備在工作中的正常使用。第二條本制度所指的辦公設備包括:公司內(nèi)部的電話、電腦、打印機、傳真機等所有辦公設備。第三條公司的辦公設備屬于公司的工作資源,只可用于公司內(nèi)部以工作為目的的各項業(yè)務,禁止將公司的辦公設備用于處理私人事務。第二章辦公設備的采購第四條辦公設備采購管理職責(1)公司行政部負責統(tǒng)一的采購計劃制訂和實施。(2)公

2、司財務部負責審核采購費用。第五條辦公設備采購審批程序(1)根據(jù)本部門實際情況,設備需求部門填寫《辦公設備申購單》,提交行政部。(2)行政部每季度對申購單進行一次統(tǒng)計匯總,根據(jù)匯總結(jié)果和公司現(xiàn)有設備的使用情況制訂采購計劃,填寫《辦公設備采購審批表》,經(jīng)行政經(jīng)理核準后提交財務部審核,最后報請總經(jīng)理審批。(3)根據(jù)審批意見,行政部實施辦公設備采購程序。第六條辦公設備采購程序(1)行政部必須選擇超過三家的供應商進行詢價。(2)采購經(jīng)辦人員應對報

3、價資料進行認真的分析,并參考以往的采購記錄及當時的市場行情與供應商進行議價。(3)經(jīng)辦人員填寫《辦公設備詢議價情況報告表》,經(jīng)行政部經(jīng)理審核后,提交總經(jīng)理審批。(4)根據(jù)審批意見,經(jīng)辦人員實施采購,必要時應與供應商簽訂《采購合同》。第七條辦公設備的驗收入庫工作程序(1)設備到貨后,行政部應對設備進行仔細地檢驗,必要時設備需求部門應給予協(xié)助支持。(2)檢驗人員在《辦公設備驗收單》上確認簽字后,設備方可登記入庫。第八條設備采購費用付款程序(

4、1)采取預付款方式時,經(jīng)辦人員需憑《辦公設備詢議價情況報告表》或《采購合同》,填寫《借款單》,經(jīng)財務部經(jīng)理審核,總經(jīng)理審批通過后辦理預付款手續(xù);(2)采取貨到付款方式時,在設備到貨后,經(jīng)辦人員憑《辦公設備詢議價情況報告表》或《采購合同》、《辦公設備驗收單》及購貨發(fā)票,辦理財務報銷手續(xù)。第九條設備采購管理規(guī)定(1)行政部必須嚴格遵守公平、公開的原則,在保證質(zhì)量的前提下綜合考慮價格、交貨期、售后服務等因素,選擇信譽度高的供應商。(2)公司主

5、要設備的采購應有3到5家資質(zhì)完備、質(zhì)量可靠、誠信度高的備選供應商。(3)所采購的設備單價超過3萬元時,必須采取公開招標的方式進行采購。(4)設備采購人員必須嚴格遵守公司規(guī)章制度,秉公辦事,任何人不得在采購設備過程中收受回扣,如有違反,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),公司將嚴肅處理。(5)行政部與供貨商簽訂購買合同時,須對售后服務做出明確約定。設備驗收不合格時,應按照合同的約定,進行退、換貨或索賠。(6)設備采購人員應樹立服務意識,若因缺貨等原因無法按時按時完

6、成采購時,應及時通知設備需求部門,并積極與其協(xié)商處理。(7)各部門對辦公設備有緊急需求時,可直接將部門經(jīng)理審核的購買申請?zhí)峤还究偨?jīng)理審批,審批通過后,由行政部安排單獨采購。第三章辦公設備的使用及維修第十條辦公設備的使用和保養(yǎng)(1)公司全部的辦公設備由專人使用專人管理,嚴禁其他呢人員擅自使用;(2)如因人為原因?qū)е碌脑O備丟失或損壞,應追究相關人員責任;(3)需由廠家進行專業(yè)保養(yǎng)的,由行政部負責相關事宜。第十一條辦公設備使用監(jiān)督(1)各部

7、門主管負責本部分所用辦公設備的日常使用監(jiān)督。(2)行政部負責不定期地對辦公設備的使用情況進行檢查。(3)行政部有權(quán)提請?zhí)幜P違規(guī)使用辦公設備的人員。第十二條辦公設備的報廢認定及處理(1)辦公設備因故障無法修復或無維修價值需報廢時,行政部應提交申請,由公司總經(jīng)理簽字審批。(2)行政部負責處理報廢的辦公設備,所得現(xiàn)金立即交財務部入賬,同時,財務部負責對已報廢的辦公設備進行銷賬。第四章附則第十三條本制度的最終解釋權(quán)歸行政部所有。第十四條本制度自

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