1、淺談會計檔案的歸檔與立卷管理淺談會計檔案的歸檔與立卷管理【摘要】會計檔案是單位檔案中的重要組成部分之一，也是對單位財務(wù)經(jīng)濟活動的真實記錄。加強會計檔案管理，對單位的發(fā)展有著重要的意義。本文就會計檔案的立卷與歸檔管理要點進行分析，以期進一步提高會計檔案管理水平。【關(guān)鍵詞】會計檔案；立卷；歸檔會計檔案具有專業(yè)性強、利用率高等特點，不同于一般的檔案資料，會計檔案的優(yōu)勢在于歸檔基礎(chǔ)較好。由于財會人員的職業(yè)敏感性，會計檔案的收集比其它類別檔案來說

2、更加及時、完整。伴隨著時代的發(fā)展，會計檔案的內(nèi)容與種類也發(fā)生了明顯的變化，對會計檔案管理工作提出了新要求。立卷與歸檔是檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，旨在將雜亂分散的資料整理后形成分門別類的檔案。因此，本文就會計檔案的立卷與歸檔工作進行簡要分析，以供參考。一、會計檔案定義與種類分析會計檔案是指各機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位的財會部門，在會計核算活動中所形成的，具有查考價值的專業(yè)文件材料。根據(jù)會計檔案內(nèi)容的不同，可將其分為四類，包括會計憑證、財務(wù)報告

3、、會計賬簿、其它材料。其中，會計憑證種類也很多，常見的有原始憑證、記賬憑證、匯總憑證以及其他會計憑證。財務(wù)報告根據(jù)時間來分，包括月度、季度、年度財務(wù)報告；其內(nèi)容除了會計報表、附表外，還包括附注、文字說明。會計賬簿是記錄與反映相關(guān)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的薄籍。會計憑證只能反映某個具體的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，而賬簿能夠全面系統(tǒng)地反映出經(jīng)濟狀況，這正是二者的區(qū)別所在。會計賬簿類型主要包括總賬、日記賬、明細賬、固定資產(chǎn)賬、輔助賬簿等。其它類材料還包括銀行對賬單、銀行存款

4、余額調(diào)節(jié)表、會計檔案移交清冊、會計檔案銷毀清冊等。二、會計檔案的歸檔歸檔是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各類紙質(zhì)文件資料。對于會計檔案來說，歸檔對象是各種會計資料，包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告、其他材料。而上級有關(guān)財務(wù)的普發(fā)性不辦文件（非指本單位），沒有定稿與重份的文件，尚未生效的合同、協(xié)議、單據(jù)，不具備查考利用價值的臨時性、一般性文件均不在歸檔范圍內(nèi)。由財務(wù)部門經(jīng)辦的相關(guān)財會工作的方針、政策、制度、

5、工作總結(jié)、報告、計劃以及來往的文書應(yīng)歸為文書檔案范疇，參照文書檔案管理規(guī)定來執(zhí)行。對于當(dāng)年所形成的會計檔案，可等到會計年度終了后，交給會計機構(gòu)暫時保管，時期為一年。然后，會計機構(gòu)需編制移交清冊，將其交給本單位檔案部門保管。一般來說，在檔案移交的過程中盡量采用原卷冊的封裝。若實在需要拆封重新整理的，必須由經(jīng)辦人會同本單位檔案機構(gòu)、會計機構(gòu)工作人員共同處理。這樣做有助于分清責(zé)任，也能使檔案更規(guī)范。對無檔案部門的單位，可在會計機構(gòu)內(nèi)部安排專人

6、保管。注意禁止讓出納員兼管會計檔案工作。會計檔案的分類方法是否恰當(dāng)，在很大程度上影響到分類的質(zhì)量。一般通過名稱分類法、機構(gòu)分類法、年度分類法來對會計檔案分類。在整理會計檔案的時候，很少使用一種分類方法，一般都是采用幾種分類法，即復(fù)式分類法。目前常用的分類法是“名稱――年度――內(nèi)設(shè)機構(gòu)”。三、會計檔案歸檔立卷要點分析1.對會計憑證的立卷裝訂按照記賬類別與時間順序編號將記賬憑證排列好，然后裝訂保存。在裝訂前應(yīng)仔細審查核對記賬憑證，確保不遺漏

7、、不缺號。裝訂操作時以左齊上齊為準(zhǔn)。當(dāng)右邊與底邊不齊時，可通過折疊的方法讓憑證紙頁與憑證封面保持大小一致。利用打孔機在一冊檔案左上角打三個孔，連同封底封面三角裝訂，隨后粘貼包角。立卷人需在包角貼口部位加蓋騎縫章。在案卷封面上還附上案卷的詳細信息，包括源自哪個單位、內(nèi)部機構(gòu)名稱、年度、月份。同時，還應(yīng)標(biāo)明記賬憑證的起始編號、張數(shù)、保管時限、檔號等。最后由立卷人、會計機構(gòu)負責(zé)人審核后分別蓋章或簽名。2.對會計賬簿的管理在年度終了，結(jié)轉(zhuǎn)下年建

8、立新賬時，根據(jù)賬簿種類進行整理，并結(jié)對賬戶，核實賬簿的扉頁、項目，檢查填寫是否完整。最后，由記賬人員與會計主管人員簽字蓋章。待年終結(jié)賬后將其裝訂成冊。在賬簿封面上必須標(biāo)注以總分類賬戶命名的賬簿名稱。對于幾個總分類賬戶合訂成一冊的，需標(biāo)明幾個子賬簿名稱。對于由一個總分類賬戶分訂為幾本的，不僅要標(biāo)明賬簿名稱，還要注明本賬簿共裝訂為幾本，這屬于第幾本。通常在年終對已經(jīng)注銷的卡片式賬頁進行集中組卷處理。3.對會計報表的歸檔與立卷一般根據(jù)月報、季

9、報、年報的方法對會計報告進行分類立卷，一冊為一卷。將審計報告、決算審核意見書等資料附在本期財務(wù)報告后面共同裝訂。財氈ǜ娣餉姹匭胱⒚饗鋁行畔：單位名稱、內(nèi)設(shè)機構(gòu)名稱、報表名稱，年份、本卷張數(shù)、保管時限與檔號。然后，由立卷人、會計機構(gòu)負責(zé)人簽字蓋章。4.對其他類型會計檔案的立卷歸檔這主要是對銀行對賬單、銀行余額調(diào)節(jié)表、會計檔案相關(guān)清冊、會計人員交接表等資料進行收集、分類、審核、分別立卷。在案卷封面也必須注明相關(guān)信息，最后由會計機構(gòu)負責(zé)人與立

10、卷人分別簽字蓋章。總之，會計檔案工作涉及面廣、內(nèi)容繁雜。檔案立卷與歸檔是會計檔案管理中的重要內(nèi)容。不僅能夠反映單位真實的財會活動歷史，還能促使會計檔案管理效率的提升。因此，會計檔案工作人員必須積極探索，尋找與本單位相適應(yīng)的會計檔案管理思路，不斷提高會計檔案的管理水平。參考文獻：張瑞榮.淺談會計檔案的整理立卷和歸檔[J].現(xiàn)代經(jīng)濟，2012，16（1）：1920.仲崇杉，張文華.會計檔案的歸檔與管理[J].黑龍江史志，2010，27（9）